ARCHIVÉ – Les marches à suivre proposées relatives au Programme de divulgation confidentielle (dénonciateur)

Cette page Web a été archivée dans le Web

L’information dont il est indiqué qu’elle est archivée est fournie à des fins de référence, de recherche ou de tenue de documents. Elle n’est pas assujettie aux normes Web du gouvernement du Canada et elle n’a pas été modifiée ou mise à jour depuis son archivage. Pour obtenir cette information dans un autre format, veuillez communiquer avec nous.

1.0 Message du premier dirigeant de l’Office national de l’énergie

Parmi les priorités absolues de l’Office national de l’énergie figure l’obligation d’assurer la protection des travailleurs, de la population et de l’environnement. L’Office travaille en étroite collaboration avec les sociétés réglementées pour encourager le respect des exigences prévues dans la Loi sur l’Office national de l’énergie et son règlement d’application.Il est dans l’intérêt supérieur des sociétés réglementées et du public canadien de favoriser la conformité réglementaire sur les lieux de travail. La plupart des sociétés mettent tout en œuvre pour assurer et maintenir la conformité réglementaire.

Les employés des sociétés réglementées jouent un rôle important à l’égard de ce programme de conformité. Ces employés de première ligne sont les mieux placés pour observer ce qui se passe dans le lieu de travail. Lorsque les activités opérationnelles de la société semblent ne pas concorder avec ses obligations réglementaires et juridiques, les employés doivent en informer leur employeur. La plupart du temps, la société intervient rapidement et résolument pour régler le problème. Par contre, il arrive parfois que l’avis d’un employé ne donne pas lieu à une résolution du problème. Dans ce cas, les employés des sociétés réglementées, ainsi que d’autres personnes, peuvent sentir le besoin de signaler la situation à l’organisme de réglementation.

Les programmes de divulgation confidentielle se sont révélés des outils valables pour permettre aux organisations d’obtenir des signalements de détournement de biens, d’inconduite en milieu de travail et d’autres actes répréhensibles. Ces programmes font maintenant partie de diverses organisations ou entreprises au Canada et partout dans le monde. L’Office a reçu des divulgations confidentielles par le passé, et la tendance se poursuivra vraisemblablement. Pour bien gérer les divulgations confidentielles, l’Office a besoin d’un programme officiel et d’une politique et de marches à suivre adaptées à son rôle d’organisme de réglementation de l’énergie du Canada. Le Programme de divulgation (dénonciation) confidentielle procurera à l’Office le mécanisme fiable nécessaire pour bien recueillir et gérer les divulgations de Canadiens préoccupés.

L’Office appuie les employés et les autres personnes qui veulent dénoncer des situations de non-conformité présumées au sein des sociétés réglementées. L’Office reconnaît très bien que de telles divulgations sont de nature délicate et pourraient représenter un risque de représailles pour les employés ou quelqu’un d’autre. L’Office s’est engagé à instaurer une politique et des marches à suivre permettant de protéger et de conserver, dans la mesure du possible, la confidentialité et l’anonymat des divulgations et l’identité des dénonciateurs.

La politique et les marches à suivre du Programme de divulgation (dénonciation) confidentielle incarnent les valeurs d’intégrité, de leadership en matière de réglementation et de responsabilisation de l’organisation. Le programme fournit à l’Office un mécanisme fiable qui permet d’accueillir et d’évaluer des situations dénoncées par des employés des sociétés réglementées et d’autres personnes tout en respectant les valeurs d’application régulière de la loi et d’enquête réglementaire impartiale.

La version originale a été signée par

C. Peter Watson, P.Eng.
Président et premier dirigeant

datée :

le 8 avril, 2016

2.0 Objet

Le Programme de divulgation (dénonciation) confidentielle de l’Office a été créé en vertu de la Loi sur l’Office national de l’énergie. L’objet de la présente politique et des présentes marches à suivre est le suivant :

  1. Faciliter le signalement de situations de non-conformité présumées impliquant des sociétés réglementées par l’Office qu’un employé ou une autre personne estime être une contravention à la Loi ou à son règlement d’application.
  2. Établir des marches à suivre robustes et fiables pour évaluer, gérer et régler d’une manière opportune et efficace les situations de non-conformité présumées qui sont dénoncées.
  3. Fournir aux dénonciateurs des renseignements sur le programme et d’autres aspects.
  4. Protéger la confidentialité et l’anonymat des dénonciateurs et de leurs divulgations dans toute la mesure du possible.
  5. Fournir aux dénonciateurs, dans la mesure du possible, de la rétroaction sur l’état d’avancement de leur dossier de divulgation.
  6. Accroître la confiance du public à l’égard de l’administration et des activités de l’Office.

La présente marche vise à assurer le maintien de normes élevées pour le processus de divulgation (dénonciation) confidentielle et les documents connexes.

3.0 Définitions

Les définitions qui suivent s’appliquent à la présente politique et aux présentes marches à suivre.

« Loi » : Loi sur l’Office national de l’énergie.

« société » : société réglementée par l’Office – Les sociétés réglementées par l’Office sont tenues de faire autoriser ou approuver diverses activités et doivent se conformer à la Loi sur l’Office national de l’énergie, à la Loi sur les opérations pétrolières au Canada, à la Loi fédérale sur les hydrocarbures et à d’autres lois fédérales.

« indemnisation » : récompense, paiement, contrepartie, indemnité, offre d’emploi, véritable emploi ou tout autre avantage.

« outils de vérification de la conformité » : outils auxquels a recours l’Office pour vérifier la conformité à la Loi et à son règlement d’application – Ils comprennent les vérifications, les audits, les inspections, les réunions sur la conformité et les enquêtes.

« Programme de divulgation (dénonciation) confidentielle » : ensemble des mécanismes opérationnels, administratifs et stratégiques permettant de recueillir les dénonciations de situations de non-conformité présumées impliquant des sociétés réglementées, de les évaluer, de mener une enquête et d’arriver à une conclusion.

« comité » : comité d’évaluation des divulgations

« président du comité » : vice-président du Secteur des activités systémiques  qui préside le comité d’évaluation des divulgations.

« divulgation » : rapport écrit confidentiel sur une situation de non-conformité présumée concernant la Loi et son règlement d’application – Une divulgation peut être anonyme, mais elle doit être soumise à l’Office par écrit.

« mécanisme de divulgation » : outils et moyens auxquels a recours l’Office pour accueillir les divulgations de cas de non-conformité présumés.

« URD » : unité de réception des divulgations

« devoir de responsabilité » : obligation de l’employé de signaler dans un premier temps les situations de non-conformité à l’interne, en remontant la chaîne hiérarchique, au superviseur ou à une autre personne au sein de l’organisation ayant le pouvoir légal de régler le problème.

« urgence » : événement, réel ou imminent, se produisant hors de la portée des activités normales, qui…

  1. constitue une importante menace réelle et imminente pour la santé ou la sécurité des personnes, des biens ou de l’environnement;
  2. a causé une blessure grave à une personne;
  3. exige la coordination des ressources pour protéger la santé et la sécurité des personnes, des biens ou de l’environnement afin de limiter le préjudice réel ou imminent.

« outils d’exécution » : outils auxquels a recours l’Office pour assurer la conformité, dissuader les cas de non-conformité et prévenir les préjudices.

« environnement » : s’entend au sens de l’article 2 de la Loi canadienne sur l’évaluation environnementale (2012).

« bonne foi » : motif raisonnable de croire qu’une situation de non-conformité s’est réellement produite – Une divulgation de bonne foi auprès de l’Office n’est pas sans fondement ou faite à des fins d’extorsion; elle n’est pas non plus une déclaration de grief professionnel.

« Office » : l’Office national de l’énergie constitué par l’article 3 de la Loi.

« non-conformité » :

  1. contrevenir à la Loi ou à un règlement pris sous le régime de la Loi;
  2. ordonner ou conseiller sciemment à une personne de commettre une contravention ou infraction visée au point a);
  3. ordonner ou conseiller à une personne de ne pas signaler une contravention ou infraction visée au point a);

« renseignement personnel » : s’entend de l’information définie à l’article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

« programme » : Programme de divulgation (dénonciation) confidentielle

« règlement » : s’entend d’un règlement constitué par la Loi.

« représailles » : mesures prises ou dirigées contre un dénonciateur pour avoir demandé conseil sur la façon de dénoncer une situation, présenté une divulgation, collaboré à une enquête, refusé de participer à une situation de non-conformité ou agi conformément à la Loi. Les représailles comprennent des mesures injustifiées relatives à l’emploi, comme les suivantes :

  1. congédiement, mise à pied, suspension, rétrogradation ou mutation, interruption ou abolition d’un emploi, changement du lieu de travail, diminution salariale, changement des heures de travail ou réprimande;
  2. mesures disciplinaires injustifiées;
  3. mesures autres que celles qui sont prévues aux points a) et b), qui nuisent à l’emploi d’une personne ou à ses conditions de travail, comme le harcèlement, l’intimidation, l’humiliation ou l’évitement;
  4. menace de prendre les mesures énumérées aux points a) à c).

« blessure grave » : s’entend d’une blessure grave telle que définie à l’article 1 du Règlement sur les pipelines terrestres de l’Office national de l’énergie.

« spécialiste » : employé de l’Office qualifié, formé et chargé des fonctions d’enquête

« dénonciateur » : personne qui dénonce de manière confidentielle à l’Office une situation de non-conformité présumée – Un dénonciateur peut garder l’anonymat.

4.0 Programme de divulgation (dénonciation) confidentielle de l’Office national de l’énergie

4.1 Étapes du modèle

Le modèle de l’Office, conçu pour recevoir, évaluer, vérifier et régler les situations de non-conformité présumées, favorise la responsabilisation, l’intégrité, la confidentialité, le professionnalisme et l’application régulière de la loi. Le présent programme favorise la responsabilisation. Comme dans une équipe, chaque intervenant dans ce modèle a un rôle et des responsabilités. Le Programme de divulgation (dénonciation) confidentielle compte quatre étapes distinctes.

Figure 4.1 Étapes du modèle

4.1 Étapes du modèle
Tableau 4.1 Étapes du modèle
Étape Mesures de l’Office national de l’énergie
Réception L’Office reçoit une divulgation écrite d’un dénonciateur au moyen d’un mécanisme approuvé de signalement.
Évaluation La divulgation est évaluée, et un plan d’action est établi.
Mesure L’Office formule une réponse définitive à la divulgation. Par exemple, l’Office peut évaluer la situation à l’aide d’outils de vérification de la conformité et d’exécution, ou renvoyer le cas à une autre autorité légitime ou un autre organisme de réglementation.
Conclusion Les cas dénoncés peuvent se conclure par une mesure coercitive ou non. L’Office ferme les dossiers de divulgation. Parfois, les renseignements peuvent être insuffisants, ou encore l’affaire peut ne pas relever de la compétence de l’Office ou de l’intérêt public. Les divulgations peuvent être également retenues à titre d’information.

Figure 4.2 Structure organisationnelle

Figure 4.2 Structure organisationnelle

4.2 Vice-président du Secteur des activités systémiques

Attributions du vice-président du Secteur des activités systémiques :

  1. Détient les responsabilités et obligations de rendre compte de l’organisation en ce qui a trait au Programme de divulgation (dénonciation) confidentielle de l’Office.
  2. Préside le comité d’évaluation des divulgations.
  3. Délègue des tâches au besoin.
  4. S’assure que les documents, communications, éléments de correspondance, travaux, rapports, évaluations, renseignements, décisions, bases de données (matériels ou électroniques) et tout autre élément relié aux divulgations et aux dénonciateurs portent la mention « Protégé BNote de bas de page 1 ».

4.3 Dénonciateur

Rôle du dénonciateur :

  1. Se sert des mécanismes de signalement de l’Office pour dénoncer par écrit une situation de non-conformité présumée concernant une société réglementée.
  2. Avise l’Office par écrit de son désir de rester anonyme, le cas échéant. Un tel avis écrit est exigé par l’Office avant la divulgation.
  3. Utilise le code de contrôle confidentiel et le mot de passe donnés par l’unité de réception des divulgations (URD) dans toute autre communication ultérieure avec l’Office.

Le dénonciateur peut faire ce qui suit :

  1. Choisir de rester anonyme.
  2. Déposer auprès de l’Office des documents, des images, des photos et tout autre renseignement, s’il le désire. La décision de fournir de tels renseignements incombe exclusivement au dénonciateur. Le dénonciateur doit reconnaître auprès de l’Office que la loi l’autorise à déposer de tels documents.
  3. Demander des mises à jour sur l’état d’avancement du cas de divulgation auprès de l’URD selon la manière prescrite.

L’Office ne demande pas au dénonciateur de mener, d’examiner, d’envisager ou autrement d’analyser une étape de l’enquête ou de toute autre activité en son nom. Les décisions relatives aux activités de vérification de la conformité de l’Office, aux plans d’action et aux conclusions incombent exclusivement à l’Office. Le dénonciateur ne reçoit aucune forme d’indemnisation en contrepartie de la divulgation.

4.4 Unité de réception des divulgations

Rôle de l’unité de réception des divulgations (URD) :

  1. Est l’unique point de contact entre l’Office et le dénonciateur.
  2. Surveille les mécanismes de signalement de l’Office.
  3. Reçoit les divulgations écrites des dénonciateurs au moyen d’un mécanisme de signalement approuvé par l’Office.
  4. Détermine si les divulgations signalent des situations d’urgence nécessitant une intervention immédiate, auquel cas, elles sont dirigées vers le secteur de responsabilité compétent.
  5. Attribue, dans la mesure du possible, un code de contrôle confidentiel et un mot de passe au dénonciateur pour permettre des communications protégées, confidentielles et anonymes. L’URD peut être incapable de faire ce qui précède pour les divulgations envoyées par courrier ordinaire.
  6. Fournit des directives et des lignes directrices normalisées au dénonciateur :
    1. sur le processus d’intervention de l’Office à la suite d’une divulgation et, de manière générale, sur les contraintes et les résultats possibles;
    2. pour sensibiliser le dénonciateur à l’égard du devoir des employés de signaler les problèmes à l’employeur;
    3. sur les stratégies que peut utiliser le dénonciateur pour assurer la confidentialité et l’anonymat;
    4. sur les contraintes de l’Office pour empêcher les représailles envers le dénonciateur, et pour faire enquête en la matière.
  7. Modifie la divulgation originale afin de retirer les renseignements qui pourraient dévoiler l’identité du dénonciateur.
  8. Présente la divulgation originale et la version modifiée au comité d’évaluation des divulgations pour approbation. Garde les copies matérielles des documents, sans les reproduire ou les transmettre, ni distribuer la divulgation originale ou les documents connexes, sauf si la loi le prescrit;
  9. Reçoit les demandes écrites de renseignements supplémentaires adressées au dénonciateur au nom du comité d’évaluation des divulgations et du spécialiste. Transmet ces demandes au dénonciateur à l’aide du code de contrôle confidentiel et du mot de passe. Reçoit la réponse du dénonciateur, en retire les renseignements qui pourraient dévoiler son identité et la transmet au comité d’évaluation des divulgations et au spécialiste. Toute communication entre l’URD et le dénonciateur doit se faire à l’aide de moyens de communication approuvés et prescrits par l’Office, et doit être documentée.
  10. Après avoir consulté le comité d’évaluation des divulgations et le spécialiste, répond aux demandes du dénonciateur sur l’état d’avancement de la divulgation à l’aide des messages normalisés.
  11. Maintient la sécurité matérielle des documents, et garde les documents, la correspondance, ainsi que tous les dossiers matériels et électroniques concernant le dénonciateur et sa divulgation, séparément des autres bases de données et processus de l’Office.
  12. Produit les rapports sur la gestion du rendement du programme selon les exigences du comité d’évaluation des divulgations.
  13. Participe aux formations selon les directives du comité d’évaluation des divulgations.
  14. Exécute d’autres fonctions selon les directives du comité d’évaluation des divulgations.
  15. S’assure que les documents, communications, éléments de correspondances, travaux, rapports, évaluations, renseignements, décisions, bases de données (matériels ou électroniques) et tout autre élément ayant trait aux divulgations et aux dénonciateurs portent la mention « Protégé B ».

4.5 Comité d’évaluation des divulgations

Fonctionnement du comité d’évaluation des divulgations :

  1. Est présidé par le vice-président du Secteur des activités systémiques, responsable de tous les aspects du Programme de divulgation (dénonciation) confidentielle de l’Office.
  2. Est composé de directeurs du Secteur de l’exploitation des systèmes et du Secteur des opérations, et d’autres personnes, notamment des spécialistes techniques désignés par le président du comité.
  3. Comprend des conseillers juridiques de l’Office qui fournissent au comité des avis juridiques sur des affaires concernant les dénonciateurs, les divulgations, les évaluations, les vérifications de la conformité, l’exécution, les décisions et d’autres points se rapportant au programme.
  4. Inclut un employé affecté à l’URD selon les directives du président du comité.
  5. Se réunit selon les directives du président du comité.
  6. Approuve toute communication normalisée ou personnalisée entre l’Office et le dénonciateur.
  7. Approuve tous les formulaires de signalement du programme.
  8. Approuve toutes les décisions (conclusions) définitives concernant les divulgations.
  9. Reçoit de l’URD les divulgations originales et modifiées. Approuve les versions modifiées des divulgations. Prend des mesures pour faire en sorte que l’URD maintienne la garde physique des divulgations originales sans les reproduire, les transmettre ou les distribuer, sauf si la loi le prescrit.
  10. Si la divulgation du dénonciateur permet de déterminer qu’il existe une situation de non-conformité présumée du ressort de l’Office, le comité doit faire ce qui suit :
    1. Mener une évaluation préliminaire des divulgations à l’aide des éléments décrits à la partie 7.3 de la présente politique;
    2. Détecter les problèmes graves qui peuvent exiger une intervention immédiate;
    3. Demander, au besoin, des renseignements supplémentaires au dénonciateur selon la manière prescrite par l’URD. Une demande de renseignements supplémentaires au dénonciateur (présentée par le comité ou le spécialiste) doit rester ouverte pendant une période de trois semaines. L’URD envoie au dénonciateur un rappel de l’échéance après deux semaines. Si le dénonciateur ne répond pas à la demande dans la période de trois semaines, l’URD doit en aviser le comité;
    4. Déterminer la gravité de la présumée situation de non-conformité, les probabilités de réussite de la vérification de la conformité, et déterminer s’il est dans l’intérêt du public d’entamer des mesures;
    5. Relever, pour le spécialiste, les allégations de non-conformité dans la divulgation;
    6. Déterminer si l’Office dispose de suffisamment de renseignements pour affecter un spécialiste à la vérification de la conformité;
    7. Déterminer d’autres affaires qu’il conviendrait de traiter par suite de la divulgation.
  11. Si le comité estime que la divulgation justifie une mesure de suivi, il attribue la version modifiée de la divulgation à un spécialiste compétent de son choix. Le comité doit établir l’échéancier et les délais prescrits pour les rapports de manière à assurer une supervision adéquate et une décision appropriée.
  12. Si, à quelque moment que ce soit, il est déterminé que l’affaire ne relève pas de la compétence de l’Office, le comité rédige un bref rapport qui est conservé à titre d’information. Selon les directives du président du comité, la version modifiée de la divulgation du dénonciateur peut être déférée à une autorité compétente.
  13. Quelle que soit la conclusion définitive, le comité doit faire en sorte que le dénonciateur soit avisé par l’URD selon la manière prescrite.
  14. Doit assurer une supervision rigoureuse du programme, surtout en raison de la confidentialité.
  15. Doit passer en revue toutes les réponses données relativement aux lois sur l’accès à l’informationetla protection des renseignements personnels qui concerne directement le Programme de divulgation (dénonciation) confidentielle.
  16. Doit, chaque année et selon les directives du président du comité, examiner et documenter la politique, la formation et la mesure du rendement. Tout problème découlant de ces examens doit être réglé en temps opportun suivant les directives du président du comité.
  17. Doit tenir des procès-verbaux de ses réunions et documenter les motifs de ses décisions et de ses conclusions à l’égard des divulgations.
  18. Doit aviser le chef des opérations, le premier dirigeant et les membres de l’Office qu’il a reçu ou conclu un cas dénoncé, et remettre tout autre avis requis selon la politique de l’Office. De tels avis doivent être donnés de manière à préserver la confidentialité de la divulgation et l’anonymat du dénonciateur conformément à la présente politique. Le comité doit tenir un registre précisant comment et quand les avis ont été communiqués.
  19. Prend des mesures pour s’assurer que les documents, communications, éléments de correspondance, travaux, rapports, évaluations, renseignements, décisions, bases de données (matériels ou électroniques) et tout autre élément ayant trait aux divulgations et aux dénonciateurs portent la mention « Protégé B ».

4.6 Spécialiste

Rôle du spécialiste :

  1. Reçoit la version modifiée de la divulgation du dénonciateur afin d’intervenir selon les directives du comité.
  2. Doit se servir de la version modifiée de la divulgation du dénonciateur comme point de départ de toute activité de vérification de la conformité subséquente. Tout comme la version originale, la version modifiée de la divulgation est un document strictement confidentiel, qui ne doit pas être joint à un rapport d’enquête, ni reproduit, transmis ou distribué, sauf si la loi le prescrit. Le spécialiste doit respecter les règles en matière de confidentialité comme il est expliqué dans la présente politique.
  3. Doit garder à l’esprit que les allégations doivent être corroborées, et que toute autre activité de vérification de la conformité subséquente doit être menée de façon professionnelle et conformément aux principes d’application régulière de la loi.
  4. Doit fournir des mises à jour sur l’état d’avancement des activités de vérification de la conformité au comité et à l’URD, lorsqu’ils en font la demande.
  5. Doit traiter et déposer le rapport d’enquête, à l’exception de la version modifiée de la divulgation du dénonciateur, selon la procédure habituelle. Les divulgations qui y sont décrites sont renvoyées au comité; elles ne font pas partie du rapport d’enquête.
  6. Prend des mesures pour s’assurer que tous les documents, les communications, les correspondances, les travaux, les rapports, les évaluations, les renseignements, les conclusions, les bases de données – sous forme matérielle ou électronique – et que tout autre élément ayant trait aux cas de divulgation et aux dénonciateurs portent la mention « Protégé B ».
  7. Demande, au besoin, des renseignements supplémentaires au dénonciateur selon la manière prescrite par l’URD. Une demande de renseignements supplémentaires auprès du dénonciateur (présentée par le comité ou le spécialiste) doit rester ouverte pendant une période de trois semaines. L’URD envoie au dénonciateur un rappel de l’échéance après deux semaines. Si le dénonciateur ne répond pas à la demande dans la période de trois semaines, l’URD doit en aviser le spécialiste et le comité.

4.7 Chef des opérations, premier dirigeant et membres de l’Office

Le rôle du chef des opérations, du premier dirigeant et des membres de l’Office dans le cadre du présent programme consiste à soutenir les travaux du comité et à adopter un ton adéquat en faveur du Programme de divulgation (dénonciation) confidentielle. Le comité peut fournir au chef des opérations, au premier dirigeant et aux membres de l’Office des renseignements ayant trait à des cas particuliers conformément à la politique de l’Office, de manière à préserver la confidentialité de la divulgation et l’anonymat du dénonciateur.

5.0 Confidentialité

5.1 Confidentialité selon la pratique en vigueur

Tout employé de l’Office prenant part à quelque aspect que ce soit du Programme de divulgation (dénonciation) confidentielle est tenu de gérer ses communications, ses activités et ses rapports de façon à maximiser la confidentialité. Les atteintes à la confidentialité peuvent avoir les conséquences suivantes :

  1. Dévoiler l’identité du dénonciateur et l’exposer à des représailles.
  2. Alerter des contrevenants éventuels du fait que l’Office est au courant de la présumée situation de non-conformité, leur permettant ainsi de trafiquer les preuves, d’influencer des témoins et de faire obstacle à la vérification de la conformité effectuée par l’Office.
  3. Priver les sociétés réglementées qui n’ont pas encore donné suite aux allégations de non-conformité des principes d’application régulière de la loi, en dévoilant leurs noms.
  4. Ternir la réputation des employés, des sociétés réglementées et de l’Office.
  5. Miner l’intégrité, le rendement et la réputation de l’Office.

Nonobstant l’exigence de confidentialité maximale, mentionnée précédemment, les décisions concernant les activités de vérification de la conformité, le mode d’action et les conclusions relèvent uniquement de l’Office.

5.2 Marche à suivre pour maximiser la confidentialité

Pour maximiser la confidentialité des divulgations et de l’identité des dénonciateurs, la procédure suivante doit être respectée :

  1. Seuls les employés de l’Office qui doivent absolument être informés sont autorisés à examiner une divulgation originale. Dans la plupart des cas, il s’agit du président, des membres du comité et des membres de l’URD. Tout autre employé de l’Office qui estime avoir besoin de savoir doit obtenir la permission du président du comité.
  2. La correspondance, les courriels et les autres rapports écrit générés ou circulant par d’autres secteurs de l’organisation hors de l’URD ne doivent pas mentionner précisément le nom du dénonciateur, ni le mot de passe, les mots codes ou tout autre élément permettant de l’identifier, y compris le sexe. S’il faut faire mention du dénonciateur dans une communication interne de l’Office, il faut parler seulement du « dénonciateur ». La partie 7.6d) fournit des directives sur la manière de faire mention du dénonciateur et des renseignements dans un contexte public et externe.
  3. Les divulgations écrites, les renseignements sur l’identité du dénonciateur, la correspondance avec le dénonciateur et tous les autres documents qui pourraient dévoiler son identité sont colligés, stockés, protégés et gérés, matériellement et électroniquement, par l’URD dans une base de données distincte et isolée des autres bases de données de l’Office.
  4. Les documents, communications, éléments de correspondance, travaux, rapports, évaluations, renseignements, décisions, bases de données (matériels ou électroniques) et tout autre élément ayant trait aux divulgations et aux dénonciateurs doivent porter la mention « Protégé B ».

6.0 Divulgations anonymes

6.1 Réception de divulgations anonymes écrites

L’Office accepte les divulgations anonymes écrites comme suit :

  1. Avise le dénonciateur des contraintes juridiques en ce qui a trait à la confidentialité de son identité et de sa divulgation.
  2. N’offre aucune garantie quant à la protection absolue et inconditionnelle de la confidentialité de la divulgation, de l’identité ou de l’anonymat du dénonciateur.
  3. Demande au dénonciateur de déposer une demande par écrit auprès de l’Office pour garder l’anonymat ou renoncer à la protection de l’anonymat.
  4. Avise le dénonciateur si une divulgation par inadvertance ou légitime d’information susceptible de dévoiler son identité s’est produite ou est imminente.

Les divulgations anonymes qui sont considérées comme des situations urgentes sont déférées au service d’urgence de l’Office et traitées avec le même degré de confidentialité que celles qui sont gérées par le Programme de divulgation (dénonciation) confidentielle. Une fois la situation d’urgence résolue, les divulgations anonymes sont administrées par le programme conformément à la présente politique et aux marches à suivre.

7.0 Réception des divulgations

7.1 Divulgation de présumées situations de non-conformité

L’URD reçoit les divulgations anonymes et confidentielles de présumées situations de non-conformité au moyen des mécanismes de signalement approuvés par l’Office. Ces mécanismes de signalement offrent aux employés des sociétés réglementées et à d’autres personnes un moyen sûr et fiable de dénoncer des situations de non-conformité présumées qui pourraient ne pas être détectées autrement. L’Office n’offre aucune indemnisation aux dénonciateurs. Les renseignements contenus dans la divulgation appartiennent à l’Office, qui détermine les méthodes utilisées et le déroulement des activités de vérification de la conformité.

Le Programme de divulgation (dénonciation) confidentielle est conçu pour limiter le nombre de personnes qui traitent les divulgations. Cette mesure de contrôle permet d’accroître la confidentialité de l’identité et de la divulgation des dénonciateurs.

Les situations urgentes signalées à l’URD doivent être déférées immédiatement au service d’urgence de l’Office, au 403-807-9473

7.2 Lignes directrices à l’intention des dénonciateurs

L’Office fournit des lignes directrices aux dénonciateurs au moyen de messages autorisés publiés dans son site Internet et les outils de signalement en ligne. Ces lignes directrices comprennent ce qui suit :

  1. Raisons pour lesquelles les divulgations doivent être déposés par écrit – Il y a plusieurs raisons pour lesquelles l’Office exige que les présumées situations de non-conformité soit dénoncées par écrit :
    1. Des renseignements importants sont souvent omis au cours d’une conversation. Des mots, des phrases et des faits peuvent être mal interprétés ou mal compris par les deux parties. On peut laisser passer des détails importants sur la présumée situation de non-conformité.
    2. Si un dénonciateur fait l’objet de représailles, il doit être en mesure de démontrer qu’il a, en fait, signalé la présumée situation de non-conformité. Une divulgation faite par écrit constitue un dossier beaucoup plus concret que l’attestation d’une conversation.
    3. Les communications écrites représentent souvent la meilleure façon de préserver l’anonymat parce que le dénonciateur détermine le contenu de la divulgation et qu’il peut fournir moins de renseignements personnels.
    4. Il peut arriver rarement que des situations soient signalées à l’Office de mauvaise foi. Le fait de déposer la divulgation par écrit exige un certain degré d’effort et d’engagement. Il s’agit d’un filtre pour décourager les plaintes non fondées et les divulgations à des fins d’extorsion.

7.3 Éléments d’une divulgation

L’Office fournit des lignes directrices aux dénonciateurs éventuels sur les éléments et les facteurs qui ont une incidence sur l’évaluation des divulgations :

  1. Agir de bonne foi – L’Office considère que les divulgations non fondées ou à des fins d’extorsion ne sont pas faites de bonne foi. Le comité doit évaluer s’il y a lieu de soupçonner que le dénonciateur était de mauvaise foi en déposant une divulgation auprès de l’Office; le comité doit aussi déterminer les conséquences de cette mauvaise foi, s’il en est, sur la réponse de l’Office.
  2. Situation de non-conformité – Les activités signalées par le dénonciateur doivent correspondre à la définition de situation de non-conformité. Les signalements qui ne correspondent pas à cette définition ne s’inscrivent pas dans le cadre du présent programme. Le comité doit prendre une décision sur les moyens appropriés pour clore le dossier de ces signalements.
  3. Divulgation par écrit – La divulgation doit être déposée auprès de l’Office par écrit par le dénonciateur ou par un spécialiste qui a reçu le signalement directement comme il est décrit à la partie 7.4c).
  4. Caractère récent de la présumée situation de non-conformité – Les situations de non-conformité qui sont présumées avoir eu lieu il y a plusieurs mois ou plusieurs années peuvent être difficiles à vérifier et à prouver. De nombreux éléments de preuve comme les registres, la mémoire des témoins, les biens et les dommages environnementaux s’estompent et se détériorent au fil du temps. Ces difficultés posent parfois d’importants obstacles à la réussite des activités de vérification de la conformité. Le comité doit évaluer le caractère récent des allégations et des conséquences, s’il en est, sur la réponse de l’Office.
  5. Signalement de situations préoccupantes à la société – Dans la plupart des cas, les employés devraient d’abord signaler les préoccupations relatives au milieu de travail à l’employeur. Le comité d’évaluation des divulgations doit considérer ce qui suit :
    1. Le dénonciateur a-t-il signalé la présumée situation de non-conformité à la société réglementée?
    2. La réaction de la société réglementée, s’il y a lieu.
    3. Les conséquences sur la divulgation et les mesures envisagées par l’Office.
  6. Qualité de la divulgation – Les divulgations fondées sur de l’information indirecte, des comptes rendus vagues et des généralités ne fournissent pas à l’Office les renseignements précis nécessaires pour déclencher une vérification de la conformité. Les divulgations doivent comporter des renseignements précis, notamment :
    1. Les dates et lieux exacts des présumées situations de non-conformité;
    2. Le nom de l’installation ou du pipeline concerné;
    3. Si possible, les contraventions ou infractions précises à la Loi ou aux règlements;
    4. Le nom des personnes qui ont apparemment commis un acte de non-conformité ou sont sur le point de le faire;
    5. L’identité des témoins ou des personnes pouvant être au courant de la situation de non-conformité présumée;
    6. L’information sur le signalement de la présumée situation de non-conformité à la société, le cas échéant;
    7. L’information sur la réaction de la société à la suite du signalement interne de la présumée situation;
    8. Les raisons pour lesquelles la société n’a pas été avisée de la présumée situation de non-conformité, le cas échéant;
    9. Les autres témoins qui pourraient être interrogés;
    10. Le type et l’emplacement d’autres renseignements (documentation, rapports d’incident, photos, etc.) qui pourraient être disponibles;
    11. Les conséquences réelles de la présumée situation de non-conformité (blessures, dommages matériels et environnementaux, etc.);
    12. Les représailles ou menaces contre le dénonciateur ou d’autres personnes;
    13. La confirmation que le cas a déjà été signalé à l’Office, le cas échéant.
  7. Compétence de l’Office – Le comité d’évaluation des divulgations doit déterminer si la présumée situation de non-conformité relève de la compétence de l’Office. Sinon, le comité doit décider s’il y a lieu de renvoyer la question à une autorité légitime compétente.
  8. Intérêt public – Le comité d’évaluation des divulgations doit déterminer s’il est dans l’intérêt public de donner suite à la présumée situation de non-conformité.

7.4 Mécanismes de signalement de l’Office

Les mécanismes de signalement approuvés par l’Office sont les suivants :

  1. Outil de signalement en ligne des divulgations confidentielles de l’Office – Accessible sur le Web, cet outil est le mécanisme de signalement principal et privilégié de l’Office. Il est possible d’accéder à cet outil normalisé sur le site Web de l’Office; l’unité de réception des divulgations en assure la surveillance. Les dénonciateurs peuvent suivre les messages-guides pour remplir une divulgation écrite.

    L’outil de signalement en ligne est conçu pour faire ce qui suit :
    1. Recevoir les divulgations d’employés de sociétés réglementées et d’autres personnes au sujet de présumées situations de non-conformité.
    2. Communiquer avec les dénonciateurs de manière sécuritaire et contrôlée.
    3. Transmettre aux dénonciateurs des messages normalisés et personnalisés.
    4. Publier des renseignements généraux au sujet du Programme de divulgation (dénonciation) confidentielle de l’Office.
  2. Adresse postale de l’Office national de l’énergie – Les divulgations écrites envoyées à l’Office par la poste sont acceptées, mais ce n’est pas la façon préférable de procéder. Il peut être difficile pour l’Office d’assurer un suivi sûr et confidentiel avec le dénonciateur si celui-ci n’a pas fourni de coordonnées confidentielles dans la lettre. Les divulgations de présumées situations de non-conformité peuvent être envoyées à l’adresse suivante :

    Office national de l’énergie
    Divulgation (dénonciation) confidentielle
    517, Dixième Avenue S.-O., bureau 210
    Calgary (Alberta)  T2R 0A8

  3. Divulgation directe à un spécialiste

    Les spécialistes travaillent sur le terrain et vérifient la conformité des installations des sociétés réglementées. Il n’est pas rare que des spécialistes recueillent des divulgations verbales de présumées situations de non-conformité lors de visites sur place ou par téléphone. Les dénonciateurs courent des risques considérables en divulguant ces situations en personne à un spécialiste. Ils demandent ou s’attendent souvent à ce qu’on assure la confidentialité et l’anonymat.

    Sur le terrain, les spécialistes peuvent intervenir et réagir immédiatement à la situation dénoncée, mais cela n’est pas toujours possible ou faisable autrement. Les divulgations faites de vive voix à un spécialiste ne devraient se produire que dans des circonstances exceptionnelles, et elles doivent être confirmées par écrit le plus tôt possible.

    La section 7.6 explique la politique et la procédure que doit suivre un spécialiste qui reçoit une divulgation en personne ou par téléphone.

7.5 Marche à suivre dès réception d’une divulgation

Dès réception d’une divulgation écrite d’une présumée situation de non-conformité, l’unité de réception des divulgations doit faire ce qui suit :

  1. Assigner au dénonciateur un code de contrôle confidentiel et un mot de passe servant à l’authentifier au cours des communications ultérieures avec l’Office.
  2. Attribuer un numéro de fichier séquentiel indexé à la divulgation.
  3. Dans les deux jours ouvrables suivant la réception de la divulgation originale, envoyer à l’adresse de courriel privilégiée du dénonciateur le code de contrôle confidentiel, le mot de passe et le numéro de dossier.
  4. Dans les deux jours ouvrables suivant la réception de la divulgation originale, aviser le comité d’évaluation des divulgations qu’une situation a été dénoncée.
  5. Dans les trois jours ouvrables suivant la réception de la divulgation, examiner la version originale et la modifier de manière à retirer les renseignements qui permettraient de dévoiler l’identité du dénonciateur.
  6. Rencontrer le comité selon les directives données et présenter la divulgation originale et la version modifiée pour approbation.
  7. Produire d’autres rapports au besoin.
  8. Maintenir la sécurité matérielle et la garde des documents, éléments de correspondance et dossiers matériels et électroniques concernant le dénonciateur et la divulgation séparément des autres bases de données et processus de l’Office.
  9. Veiller à ce que les documents, communications, éléments de correspondance, travaux, rapports, évaluations, renseignements, décisions, bases de données (matériels ou électroniques) et tout autre élément ayant trait aux divulgations et aux dénonciateurs portent la mention « Protégé B ».

7.6 Divulgation recueillie directement par les spécialistes

Lorsqu’un spécialiste recueille une divulgation directement d’un dénonciateur, il doit demander au dénonciateur de rédiger un rapport à l’intention de l’Office au moyen d’un mécanisme de signalement approuvé.

  1. Si le spécialiste recueille la divulgation sur le terrain et qu’il est possible d’intervenir immédiatement, il peut prendre des mesures appropriées à ce moment-là, à condition de déployer les efforts nécessaires pour préserver adéquatement la confidentialité et l’anonymat du dénonciateur. Ensuite, le spécialiste doit faire ce qui suit :
    1. Dès que possible, il remplit à la main un rapport de divulgation à un spécialiste et remet le formulaire à l’URD. Afin de respecter le protocole de confidentialité, ce rapport ne doit pas être produit, enregistré, transmis ni sauvegardé dans les systèmes informatiques de l’Office autres que la base de données indépendante de l’URD.
    2. Dès réception du formulaire de divulgation à un spécialiste, l’URD le traite de la même façon que les autres divulgations signalées au moyen des mécanismes de signalement approuvés.
  2. Si la divulgation est recueillie sur le terrain, mais qu’il n’est pas possible d’intervenir immédiatement, le spécialiste procède comme suit :
    1. Dès que possible, rédiger une note d’enquête et faire un suivi de manière à préserver la confidentialité de la divulgation et l’anonymat du dénonciateur.
    2. Dès que possible, remplir à la main un rapport de divulgation à un spécialiste et le remettre en main propre à l’URD. Afin de respecter le protocole de confidentialité, ce rapport ne doit pas être produit, enregistré, transmis ni sauvegardé dans les systèmes informatiques de l’Office autres que la base de données indépendante de l’URD.
    3. Dès réception du formulaire de divulgation à un spécialiste, l’URD le traite de la même façon que les autres divulgations signalées au moyen des mécanismes de signalement approuvés.
  3. Lorsqu’un spécialiste reçoit un appel téléphonique d’un éventuel dénonciateur, il doit demander à ce dernier de signaler la situation au moyen d’un des mécanismes de signalement approuvés par l’Office. Les divulgations ne doivent pas être faites par téléphone. Le spécialiste doit remplir le formulaire de divulgation au spécialiste et le remettre à l’URD de la manière prescrite.
  4. Pour désigner le dénonciateur dans les rapports ou notes d’enquête, les conversations externes, les entretiens ou toute autre communication susceptible d’être rendue publique, le spécialiste doit employer le terme « dénonciateur ». De même, pour mentionner un renseignement quelconque fourni par un dénonciateur dans de telles circonstances, le spécialiste utilise le terme « renseignement dont la fiabilité est inconnue ».

7.7 Préparation du dossier

L’URD organise tous les formulaires, rapports et autres documents imprimés en rapport avec les divulgations dans un dossier à couverture rigide avant et arrière. Il s’agit d’une mesure de sécurité pour que tous les documents imprimés restent ensemble et ne soient pas visibles.

7.8 Numérisation des documents originaux par l’URD

Certains formulaires reliés au programme sont remplis à la main. Il s’agit d’une mesure de sécurité afin que les renseignements relatifs à la divulgation et au dénonciateur ne soient pas préparés au moyen de la base de données principale et l’intranet de l’Office, ou qu’ils y soient transmis. L’URD numérise les documents originaux dans la base de données indépendante du programme.

8.0 Évaluation préliminaire des divulgations

8.1 Rôle du comité d’évaluation des divulgations dans l’évaluation préliminaire des divulgations

Le comité d’évaluation des divulgations mène une évaluation préliminaire des divulgations et détermine l’intervention qui convient. Les membres du comité possèdent les connaissances techniques et l’expérience organisationnelle nécessaires pour reconnaître les cas possibles de non-conformité, déterminer les activités appropriées de vérification de la conformité et recommander les mesures d’exécution qui s’imposent.

Après avoir été avisé par l’URD que l’Office a reçu une divulgation, le président du comité convoque une réunion pour…

  1. examiner et analyser la divulgation originale;
  2. approuver la version modifiée de la divulgation originale ou ordonner à l’URD d’apporter des modifications, après quoi le rapport doit être approuvé (comme la version modifiée peut être montrée à un spécialiste, le contenu doit être approuvé par le comité);
  3. décider d’un plan d’action – le processus décisionnel doit être conforme à la politique et aux marches à suivre établies par l’Office.

Cette réunion devrait avoir lieu le plus tôt possible dans les cinq jours ouvrables suivant la réception de l’avis initial de l’URD.

8.2 Éléments de l’évaluation

Le comité évalue les éléments de la divulgation qui sont décrits à la section 7.3 de la présente politique. L’évaluation préliminaire doit être documentée afin de démontrer la responsabilité, la transparence et l’intégrité du programme. L’évaluation préliminaire guide le comité en ce qui a trait aux décisions, aux activités de vérification de la conformité et aux mesures d’exécution.

8.3 Disposition and Course of Action

Après avoir mené une évaluation préliminaire de la divulgation, le comité décide d’un plan d’action et rend une décision. Le comité choisit parmi les conclusions suivantes :

  1. Renseignements supplémentaires requis de la part du dénonciateur

    Si le comité décide qu’il est nécessaire d’obtenir des renseignements supplémentaires de la part du dénonciateur avant de pouvoir rendre une décision éclairée, il fournit à l’URD une liste de questions écrites destinées au dénonciateur. L’URD envoie au dénonciateur, au moyen des protocoles établis, un courriel protégé dans lequel on lui demande de fournir les renseignements supplémentaires demandés par le comité. Le comité indique au dénonciateur les délais pour répondre. Si le dénonciateur répond, l’URD apporte les modifications requises et informe le comité, qui évalue les réponses révisées. Les réponses envoyées par le dénonciateur après le délai fixé sont examinées par le comité au cas par cas.

    Le comité ne doit pas demander au dénonciateur d’obtenir une preuve matérielle ou d’agir en son nom. Les demandes de renseignements supplémentaires sont soumises uniquement sous forme de questions ou de demandes d’éclaircissement à l’intention du dénonciateur. Le dénonciateur n’est aucunement obligé de répondre aux demandes de renseignements supplémentaires.
  2. Présumée situation de non-conformité hors du champ de compétence de l’Office national de l’énergie

    Si le comité conclut que la présumée situation de non-conformité ne relève pas de la compétence de l’Office, il ferme le dossier. Le comité détermine si la version modifiée de la divulgation du dénonciateur doit être transmise à une autorité légitime ou un autre organisme de réglementation. La transmission de la divulgation, le cas échéant, doit se faire de manière à protéger la confidentialité de la divulgation et l’anonymat du dénonciateur.
  3. Renseignements insuffisants

    Si le comité détermine que la divulgation…
    • ne correspond pas à la définition d’une situation de non-conformité,
    • ne justifie pas une vérification de la conformité,
    il peut alors conclure que les renseignements divulgués ne sont pas suffisants pour y donner suite. Le dénonciateur est avisé de cette décision et est invité à fournir plus d’information.
  4. Assignation du dossier au spécialiste en vue d’une vérification de la conformité

    Si le comité détermine que la divulgation justifie une vérification de la conformité, le cas est confié à un spécialiste de son choix. Le comité remet au spécialiste la version modifiée de la divulgation originale du dénonciateur seulement. La divulgation originale est retournée à l’URD. Le comité précise les allégations particulières de non-conformité et donne des instructions au spécialiste, notamment sur la protection de la confidentialité de la divulgation.

Dans chaque cas, le comité demande à l’URD d’aviser le dénonciateur de la décision. Le comité avise également le chef des opérations chaque fois qu’une décision est prise relativement à une divulgation.

9.0 Activités de vérification de la conformité

9.1 Tenue d’activités de vérification de la conformité amorcées à la suite d’une divulgation confidentielle

Lorsque le comité conclut que la divulgation du dénonciateur doit faire l’objet d’un examen plus poussé, il assigne la divulgation modifiée à un spécialiste aux fins de suivi. En collaboration avec le comité, le spécialiste détermine la méthode la plus appropriée pour vérifier la conformité aux exigences réglementaires. Les méthodes de vérification de la conformité de l’Office comprennent les suivantes :

  1. vérifications;
  2. inspections sur le terrain;
  3. évaluations d’urgence et examen des manuels;
  4. réunions sur la conformité :
    1. réunions d’échange d’information,
    2. réunions d’examen préalable de la conformité,
    3. réunions d’évaluation de la mise en œuvre,
    4. réunions d’échange des résultats d’évaluation.

S’il y a lieu, l’Office peut recourir aux outils d’exécution et de conformité pour assurer la conformité, décourager les futures situations de non-conformité et prévenir toute atteinte à la sécurité publique et à l’environnement :

  1. avis de non-conformité et promesse de conformité volontaire;
  2. ordres d’inspecteur;
  3. sanctions administratives pécuniaires;
  4. ordonnances de l’Office;
  5. annulation d’une autorisation;
  6. refus ou suspension du tarif;
  7. poursuite judiciaire.

9.2 Autres formalités

Pour les activités de vérification de la conformité et les mesures d’exécution visant des divulgations confidentielles, les étapes supplémentaires suivantes s’appliquent :

  1. Le spécialiste assigne et utilise un numéro de dossier distinct pour le rapport d’enquête. Le numéro de dossier de la divulgation ne peut pas être utilisé ou cité en référence dans le rapport d’enquête.
  2. La version modifiée de la divulgation du dénonciateur est utilisée uniquement comme une piste. Comme la fiabilité ne peut pas être assurée, tous les renseignements fournis par le dénonciateur dans la divulgation modifiée à utiliser dans une procédure judiciaire ou réglementaire doivent être corroborés indépendamment par le spécialiste.
  3. La divulgation modifiée d’un dénonciateur constitue un document confidentiel. Elle a été modifiée afin de protéger la confidentialité et l’anonymat du dénonciateur. Elle ne doit pas faire partie du rapport d’enquête produit par le spécialiste. Elle ne peut être reproduite, distribuée, enregistrée dans un ordinateur, transmise, photographiée ni divulguée à qui que ce soit, sauf si la loi l’exige. Elle doit demeurer sous l’autorité et à la charge du spécialiste jusqu’à la conclusion de l’affaire. À ce moment-là, le spécialiste remet la divulgation modifiée à l’URD en personne.
  4. Si le spécialiste a des questions à poser au dénonciateur ou a besoin d’éclaircissements, le spécialiste présente une demande de renseignements supplémentaires à l’URD conformément aux directives suivies par le comité. Ce document est également confidentiel. La demande ne peut être reproduite, distribuée, enregistrée dans un ordinateur, transmise, photographiée ni divulguée à qui que ce soit, sauf si la loi l’exige. 
    1. L’URD transmet la demande au dénonciateur et avise immédiatement le comité qu’une demande de renseignements supplémentaires a été envoyée.
    2. Si le dénonciateur répond, le protocole qui a été suivi pour les divulgations originales (décrit à la partie 9) est respecté.

10.0 Conclusion immédiate

Après avoir mené les activités de vérification de la conformité et, au besoin, les mesures d’exécution, le spécialiste avise le comité. Le dossier est fermé avec la conclusion suivante:

  1. La vérification de la conformité a été réalisée.

    Le comité doit aviser le dénonciateur, par l’intermédiaire de l’URD, qu’une vérification a été menée à terme à la suite de la divulgation. Le comité décide des renseignements à communiquer au dénonciateur au sujet de la mesure qui a été prise. De façon générale, il convient de communiquer toute information que l’Office met à la disposition du public. Le moment choisi pour donner cet avis est laissé à la discrétion du comité.

11.0 Normes de service

Afin de susciter et de préserver la confiance du public, l’Office doit gérer le Programme de divulgation (dénonciation) confidentielle de manière opportune. Le principe du respect des délais est une caractéristique constante du programme. Dans presque tous les cas, les dates d’échéance et les délais sont établis selon les directives du comité, de sorte que les tâches soient accomplies dans les plus brefs délais possibles.

Toutes les directives et instructions du comité exigent une attention immédiate et sont consignées à l’agenda. Les dates d’agenda sont notées et suivies. Le comité fixe les dates en fonction de l’urgence de la situation.

Le programme compte cinq normes de service précises:

  1. Dans les deux jours ouvrables suivant la réception d’une divulgation initiale de la part d’un dénonciateur, l’URD doit...
    1. répondre au dénonciateur et lui fournir un mot de passe, un numéro de contrôle et un numéro de dossier;
    2. aviser le comité de la réception d’une divulgation (partie 7.5).
  2. Dans les trois jours ouvrables suivant la réception d’une divulgation initiale, l’URD procède à un examen et rédigera une version modifiée afin de retirer les renseignements susceptibles de dévoiler l’identité du dénonciateur (partie 7.5).
  3. Dans les cinq jours ouvrables suivant la réception d’un avis de l’URD l’informant que l’Office a reçu une divulgation, le comité tient une réunion pour examiner la divulgation, mener une évaluation préliminaire, décider d’un plan d’action et rendre une décision (partie 8)
  4. Toute demande de renseignements supplémentaires adressée au dénonciateur (demandée par le comité ou le spécialiste) reste ouverte pour une période de trois semaines. L’URD envoie au dénonciateur un rappel de l’échéance après deux semaines. Si le dénonciateur ne donne pas suite à la demande dans les trois semaines, l’URD en avise le comité et le spécialiste (partie 7).

Les employés de l’Office qui reçoivent des directives ou des instructions doivent respecter les échéances. Si cela est impossible, la procédure suivante s’applique:

  1. aviser le comité que l’échéance ne sera pas respectée;
  2. donner la raison pour laquelle l’échéance ne peut pas être respectée;
  3. demander une prorogation de l’échéance.

12.0 Représailles

12.1 Pouvoir limité

Les relations de travail et les mesures relatives à l’emploi sont régies par les tribunaux. Avant d’accueillir une divulgation, l’Office doit aviser les dénonciateurs éventuels de son rôle établi relativement aux représailles.

Si un dénonciateur fait une allégation de représailles auprès de l’Office, l’affaire est consignée et évaluée par le comité, qui étudie les mesures que peut prendre l’Office, le cas échéant.

Selon l’alinéa 6.3(1)a) du Règlement sur les pipelines terrestres, les sociétés réglementées doivent avoir en place une politique relative au signalement interne des dangers réels ou potentiels et des quasi-incidents, précisant les conditions selon lesquelles la personne qui les signale peut se voir accorder l’immunité contre d’éventuelles mesures disciplinaires. L’Office a comme mandat d’examiner de telles politiques en vertu de ce règlement.

Nonobstant une contravention à cet article, l’Office n’a pas le pouvoir de contraindre une société réglementée à réembaucher une personne qui n’est plus employée par la société réglementée.

13.0 Formation et gestion du rendement du programme

13.1 Formation

Le comité doit instaurer un programme de formation écrit à l’intention des employés de l’Office prenant part au Programme de divulgation (dénonciation) confidentielle. Ce programme de formation sera revu chaque année conformément aux directives du président du comité dans le but suivant :

  1. Valider la documentation relative à la formation suivie, notamment le nom des candidats, les dates de la formation suivie et les sujets abordés.
  2. Évaluer l’efficacité du programme de formation.
  3. Fournir des recommandations et un plan d’action quant aux améliorations à apporter au programme de formation.

L’évaluation annuelle du programme de formation doit être documentée par écrit et présentée au comité.

13.2 Vérification du programme

Le comité tient des dossiers sur le rendement du programme. Les mesures de rendement sont essentielles pour évaluer l’efficacité du programme. Le comité doit établir les types d’indicateurs de rendement à regrouper et à maintenir. L’URD recueille les données conformément aux directives du comité.

À tout le moins, les indicateurs de rendement doivent comprendre les éléments suivants :

  1. Un examen régulier des méthodes de tenue de documents du programme d’une manière déterminée par le président du comité. L’examen doit porter sur l’efficacité de la politique et des marches à suivre de l’Office pour protéger la confidentialité des divulgations et l’anonymat des dénonciateurs.
  2. Les divulgations reçues par période de rapport (trimestriel, semestriel, annuel).
  3. Le pourcentage de divulgations anonymes.
  4. La mesure du temps, de la réception de la divulgation à la conclusion, et tous les jalons importants.
  5. Les types de présumées situations de non-conformité.
  6. Les types de conclusions auxquelles les divulgations ont mené.
  7. Les coûts de la formation sur le programme, le nombre d’employés formés et les heures de travail consacrées à la participation à la formation.
  8. Les sociétés visées par des divulgations de présumée situation de non-conformité.
  9. Les secteurs organisationnels de l’Office contribuant aux interventions à la suite de divulgations.
  10. Les outils d’exécution et de vérification de la conformité de l’Office utilisés pour les enquêtes faisant suite aux divulgations.
  11. Les décisions définitives relatives aux affaires de l’Office faisant suite aux divulgations de dénonciateurs.

13.3 Examen de la politique

Le comité examine la présente politique chaque année conformément aux directives du président du comité. L’examen comporte les éléments suivants:

  1. une évaluation écrite de l’efficacité de la politique et des marches à suivre écrites du programme;
  2. des recommandations et un plan d’action pour les améliorations à apporter au programme.

L’évaluation annuelle de la politique du programme doit être documentée par écrit et présentée au comité.

Date de modification :