Sécurité et démarche de cycle de vie axée sur le risque - Vérification interne

L'Office invite officiellement les membres du public à participer aux processus liés aux demandes et tient compte de leurs commentaires. Il invite le personnel du demandeur et le public à participer aux activités de surveillance des travaux de construction et d'exploitation et il tient compte de leurs commentaires. Le personnel de la société ayant déposé une demande et le public participent officiellement aux activités de gestion des incidents, et l'Office consulte officiellement les sociétés réglementées et le public, il communique avec eux et il tient compte d'eux dans le cours de ses processus d'examen et d'élaboration de règlements.

Les principes de la justice naturelle sont strictement appliqués, du fait que l'Office et son personnel les ont intégrés à leurs pratiques normales.

La vérification a permis de constater de nombreux exemples de la conformité de l'Office aux exigences touchant la surveillance de la sécurité, notamment la démarche de cycle de vie axée sur le risque, l'intégration continue d'activités et de principes reposant sur la réglementation axée sur les buts et l'élaboration et la mise en oeuvre d'un processus d'évaluation (de vérification) préalable à la construction.

Dans l'ensemble, les activités de l'Office tiennent compte des exigences liées au but 1 et sont gérées en conséquence.

Les objectifs liés au but 1 sont évalués (par rapport à leur formulation) et un suivi systématique est effectué régulièrement. Les tendances de rendement en matière de sécurité sont prises en note et examinées de manière continue. La haute direction, ainsi que les membres et le président de l'Office prennent une part active à l'établissement, à la gestion et à la surveillance du but 1.

Le seul point qui pose problème a trait à la gestion des exigences visant la perception de la sécurité et de la sûreté. La vérification n'a pu mettre en lumière la manière dont la perception de la sécurité et de la sûreté est mesurée, surveillée et gérée.

Il est recommandé que l'Office évalue et mette en oeuvre des mesures de rendement afin de mesurer les exigences liées au but 1, soit la perception de la sécurité et de la sûreté, et d'en assurer le suivi.

Les dossiers du Secteur des opérations ont été examinés relativement aux activités de vérification prévues en 2008-2009. Dans tous les cas, les vérifications de la sécurité répondent à la norme de service.

Un processus visant à assurer le suivi et la surveillance et à gérer les obligations annuelles de l'Office relativement à ses activités de vérification est en place et est utilisé conformément à sa conception.

Mode de gestion axé sur :

• le leadership et les valeurs

À quelques exceptions près, l'Office observe ses obligations.

Un point important touchant le leadership a été mis en lumière : la responsabilité du leadership technique du programme de sécurité. Les entretiens ont révélé que cette responsabilité incombe au spécialiste en chef, Ingénierie, mais cela n'est documenté ni dans la description de poste du spécialiste en chef, Ingénierie, ni dans ses documents liés au processus RÉSULTATS (selon les entretiens). Les entretiens avec le spécialiste en chef révèlent que, bien que celui-ci estime que ces responsabilités fassent partie des attentes liées à son poste, la fonction officielle visant la sécurité est limitée au délégué à la sécurité. Le seul endroit où le rôle est explicitement documenté est dans une foire aux questions sur un poste de gestionnaire de programmes techniques au sein du Secteur des opérations.

Des entretiens avec un échantillon représentatif d'employés de niveaux différents indiquent que le rôle de leadership n'est pas bien défini ni communiqué. Certains employés ne savent pas qu'il existe un « leadership technique » formel. Un grand nombre d'employés ont déclaré qu'à leur avis, la gestion de la sécurité exige des connaissances passablement différentes de celles utilisées en ingénierie. Plusieurs estiment qu'une seule personne ne peut exercer adéquatement les fonctions des deux rôles, même si, comme le titulaire actuel, elle possède de grandes connaissances en matière de sécurité et s'y intéresse beaucoup. Tous les employés occupant un poste de première ligne dans le domaine de la sécurité s'entendent pour dire que le rôle est nécessaire à l'Office et qu'il doit être mieux défini en termes d'exigences et d'attentes. Par ailleurs, bon nombre des employés interrogés estiment qu'il faudrait diviser le leadership des deux domaines techniques. Compte tenu des efforts et de l'engagement accrus de l'Office à l'égard de la sécurité, ainsi que des connaissances exigées tant en ingénierie qu'en sécurité des collectivités, les résultats de la vérification sont conformes aux commentaires du personnel en ce que la fonction de chef de la sécurité doit être distincte.

Il est recommandé que l'Office crée un poste de chef de la sécurité à qui les responsabilités en matière de sécurité seraient officiellement confiées et qui en assurerait la gestion.

Mode de gestion axé sur :

• des normes bien définies

Mode de gestion axé sur :

• une saine gestion du risque

Mode de gestion axé sur :

• la mise en place de systèmes adéquats de manière à disposer de contrôles efficaces

La présente section suggère que l'Office devrait évaluer de manière appropriée les programmes et activités liés à la sécurité qui sont entrepris par les sociétés réglementées pendant les travaux de construction, l'exploitation et toute situation d'urgence.

De manière générale, le personnel estime que la sécurité est évaluée et gérée au niveau opérationnel; par conséquent, les préoccupations liées à la sécurité ne sont pas évaluées pendant le processus de demande, sauf si des problèmes nouveaux ou importants sont décelés pendant le processus de détermination de la portée du projet. La situation a été jugée appropriée par les vérificateurs du fait de l'uniformisation des pratiques de gestion de la sécurité au travail.

L'Office a mis en place des processus normalisés pour évaluer les activités des sociétés réglementées. Dans l'ensemble, ces processus visent les vérifications des systèmes pour évaluer la pertinence des programmes de gestion d'une société et les inspections d'installations ou d'activités. Certaines obligations et pratiques générales énoncées par l'Office ne sont pas assorties d'une procédure. Leur élaboration, pertinence et mise en oeuvre par rapport aux plans ou aux besoins perçus ont donc été examinées dans le cadre de la vérification.

Les résultats de la vérification quant aux programmes particuliers de sécurité se trouvent ci-après.

Sécurité pendant la construction

• Une procédure d'inspection a été établie; un indicateur de rendement a été conçu et déployé; des activités faisant appel à des concepts de risque ont été planifiées et entreprises.
• Une procédure de vérification préalable à la construction est en cours d'élaboration; un protocole visant la sécurité a été mis au point; une analyse d'écart a été effectuée, mais la dernière main n'y a pas encore été mise; un indicateur de rendement doit être établi; des activités faisant appel à des concepts de risque ont été planifiées et entreprises.

Sécurité des activités d'exploitation

• Une procédure d'inspection a été mise sur pied, un indicateur de rendement a été élaboré et déployé; des activités faisant appel à des concepts de risque ont été planifiées et entreprises. L'examen du plan de vérification de la conformité pour 2008-2009 et des dossiers connexes n'a pas permis de déterminer si des inspections ont été prévues ou effectuées en vertu du RPT-99. Les activités prévues aux termes du RUT ont été effectuées.

Il est recommandé que l'Office examine son processus de planification au sein du Secteur des opérations afin de valider les résultats attendus de sa procédure de planification et de son classement des risques par priorité ainsi que, tout particulièrement, les exigences opérationnelles.

• Une procédure de vérification a été mise au point; un protocole visant la sécurité a été établi; un indicateur de rendement a été élaboré et déployé; des activités faisant appel à des concepts de risque ont été planifiées et entreprises.

Activités de gestion des situations d'urgence

• Une procédure de surveillance et d'examen du plan d'urgence a été mise au point; un protocole d'examen du plan d'urgence a été établi; un indicateur de rendement a été élaboré et déployé; des activités faisant appel à des concepts de risque ont été planifiées et entreprises.
• Une procédure de surveillance et d'examen des exercices de gestion des situations d'urgence a été mise au point; un protocole d'examen des exercices de gestion des situations d'urgence a été établi; un indicateur de rendement a été élaboré et déployé; des activités faisant appel à des concepts de risque ont été planifiées et entreprises.
• Une procédure de vérification du programme de gestion des situations d'urgence a été mise au point; aucun protocole actuel n'a été établi quant au programme de gestion des situations d'urgence; aucun indicateur de rendement n'a été élaboré. L'examen du plan de vérification de la conformité pour 2008-2009 et 2007-2008 et des dossiers connexes n'a pas permis de déterminer si des vérifications du programme de gestion des situations d'urgence ont été prévues ou effectuées.

Il est recommandé qu'un programme adéquat de gestion des situations d'urgence, ainsi que des processus et protocoles connexes soient mis en place afin d'assurer l'uniformité et la conformité avec les autres initiatives de l'Office. Cette recommandation est répétée plus loin.

Dans le cadre de son programme de sécurité, l'Office prend connaissance de tous les rapports d'incident et, le cas échéant, mène une enquête. Un programme visant la gestion des responsabilités de l'Office est donc nécessaire.

Les entretiens avec le personnel et l'examen des dossiers indiquent que l'Office dispose d'un processus de gestion des incidents. La Vérification a été en mesure de passer en revue certains dossiers d'examen et d'enquête sur des incidents et d'en faire un suivi.

La vérification a révélé que le processus d'examen des incidents fait l'objet d'une révision depuis un certain temps. Selon le personnel, la révision a été mise en veilleuse, ce qui s'est traduit par une procédure incomplète. Du coup, la qualité des examens d'incident s'est détériorée et le nombre d'incidents examinés a baissé.

Il est recommandé que l'Office veille à réviser son processus de gestion des incidents et qu'il prenne ensuite les mesures nécessaires pour en assurer la réussite continue.

Site Web de l'ONÉ
Sûreté
Le 20 avril 2005, des modifications ont été apportées à la Loi sur l'Office national de l'énergie afin d'inclure la « sûreté » dans le mandat de l'Office national de l'énergie et ainsi, de conférer à celui-ci le pouvoir légal clair de réglementer la sûreté de l'infrastructure énergétique de son ressort. Le programme de gestion de la sûreté de l'Office vise à assurer la surveillance réglementaire pendant toute la durée d'un projet afin de faire en sorte que les sociétés et les activités qui sont réglementées par l'Office soient protégées contre les menaces liées à la sûreté, grâce aux exigences en matière de sûreté selon le degré de risque et à la gestion continue du risque de sûreté. Le programme de l'Office a pour but ultime de veiller à ce que les sociétés réglementées mettent en oeuvre les mesures nécessaires pour prévenir les actes malveillants qui se traduisent, ou risquent de se traduire, par des incidents liés à la sûreté, par des répercussions sur la continuité de l'approvisionnement énergétique et par des effets négatifs sur l'environnement, et pour intervenir le cas échéant.

Ainsi, l'Office a diffusé le 24 mai 2006 un projet de modification réglementaire (PMR 2006-01) exposant les changements qu'il propose d'apporter au Règlement de 1999 sur les pipelines terrestres (RPT-99) et au Règlement de l'Office national de l'énergie sur les usines de traitement (RUT) au chapitre de la gestion de la sûreté des pipelines. Au moyen du PMR 2006-01, l'Office a fait savoir aux sociétés réglementées qu'il s'attend à ce qu'elles se dotent de programmes systématiques, exhaustifs et proactifs pour gérer les risques associés à la sûreté des pipelines. L'Office s'attend également à que les sociétés incorporent ces programmes dans leurs systèmes de gestion globale pour garantir l'adoption de pratiques sûres et sécuritaires au chapitre de la conception, la construction, l'exploitation et l'entretien de tout réseau pipelinier. Les attentes et les conseils diffusés ont pris effet le 31 juillet 2006 et demeureront en vigueur jusqu'à la promulgation des versions révisées des règlements.

La gestion de la sûreté est directement liée à la protection du public et des travailleurs. L'aspect sûreté a par conséquent été inclus à la présente vérification à titre de sous-ensemble de la gestion de la sécurité.

Un examen des activités de gestion de la sûreté entreprises par l'ONÉ jusqu'ici révèle que, compte tenu du délai depuis l'intégration d'exigences visant la sûreté à la Loi sur l'ONÉ, le programme de surveillance de la sûreté de l'ONÉ a été élaboré et mis en oeuvre à un degré aussi, sinon plus, élevé que ce à quoi on pourrait s'attendre.

Il a été constaté que les employés de l'Office agissent comme des chefs de file dans les secteurs gazier et pétrolier en ce qui concerne la gestion de la sûreté. À preuve, des membres du personnel de l'ONÉ président le comité chargé de l'élaboration de la norme de gestion de la sûreté CSA Z246.1 à l'intention de ces deux secteurs. Il s'agit d'une norme consensuelle dont la mise en uvre devrait être approuvée à l'automne de 2009. Les entretiens avec le personnel indiquent que le processus est en bonne voie de respecter ce délai. Il a par ailleurs été observé que le personnel de l'Office a, lorsque cela s'est avéré nécessaire, fait participer à ses activités des employés de l'Office Canada-Nouvelle-Écosse des hydrocarbures extracôtiers (OCNEHE) afin d'aider l'organisme à mettre au point ses processus de réglementation.

Les employés de l'Office font aussi participer les divers services de sécurité nationaux, conformément aux différents programmes et initiatives du gouvernement fédéral.

En ce qui concerne les activités de surveillance de la sûreté qui entrent dans le mandat de l'Office, il a été remarqué que l'Office a mis au point, comme mesure réglementaire provisoire, un avis de projet de modification réglementaire (APMR) relativement à la sécurité. Le processus est jugé efficace jusqu'ici, du fait que le secteur fait preuve de collaboration pour mettre en oeuvre les exigences proposées. L'efficacité des futures activités de gestion de la sûreté dépendra de la révision en temps opportun des règlements de l'ONÉ afin de refléter l'APMR. La mise à jour et le remaniement des règlements de l'Office fait partie des objectifs fixés dans le plan stratégique 2009-2012.

Il est recommandé que l'Office veille à mettre en branle son processus d'examen du RPT et du RUT suivant les besoins afin d'assurer la réussite du programme.

Il est ressorti de la vérification que l'Office a élaboré et mis en oeuvre un programme d'inspection de la sûreté visant les demandes de construction et d'exploitation d'installations. Un examen du programme montre qu'il est conforme aux processus et à la procédure d'inspection de l'Office et qu'il intègre les concepts de risque de façon adéquate.

Un examen du programme de vérification de la sûreté révèle que ce programme n'est pas aussi bien conçu que d'autres. Il est ressorti des entretiens avec le personnel que la conception complète d'un programme de vérification conforme à celui d'autres domaines techniques est envisagée. Il sera toutefois nécessaire de revoir les règlements de l'Office avant d'imposer une exigence de gestion des activités de sûreté qu'il sera possible de vérifier.

Puisque nul ne sait combien de temps il faudra pour faire progresser le processus de révision des règlements de l'étape de l'élaboration à celle de l'adoption, et que cela pourrait être long, il faudra peut-être mettre au point, dans l'intérim, un programme de vérification des activités de sûreté qui est conforme à ceux des autres domaines techniques.

Il est recommandé que l'Office évalue son besoin de mettre au point un programme intérimaire, qui est conforme à ceux des autres domaines techniques.

En plus d'évaluer et de contrôler l'élaboration et la mise en oeuvre de programmes par les sociétés, le programme de sûreté doit comporter des exigences et processus visant à remédier, le cas échéant, aux incidents lorsqu'ils surviennent. Le personnel a déclaré que la chose avait été envisagée, mais que le défi consistait à définir le rôle de l'ONÉ par rapport à celui des autres organismes ayant des responsabilités d'intervention en cas d'incidents liés à la sûreté, dont la GRC, les services de police et le Bureau de la sécurité des transports. En outre, le personnel de l'ONÉ évalue le processus de gestion de l'enquête entourant un incident dans le but de l'appliquer aux incidents liés à la sûreté. Bien que l'aspect sûreté ne soit pas encore tout à fait au point, l'Office est intervenu de manière adéquate dans un incident lié à la sûreté. L'Office collabore avec d'autres organismes pour garantir une intervention adéquate à l'avenir. Les membres du personnel sont confiants que d'ici là, l'Office sera en mesure d'intervenir adéquatement si nécessaire.

Il est recommandé que l'Office continue de travailler à la conception et à la mise en oeuvre d'un processus adéquat pour gérer les incidents liés à la sûreté.

L'Office se livre à de nombreuses activités afin d'assumer ses responsabilités de réglementation relativement au Règlement de l'Office national de l'énergie sur le croisement des pipe-lines.

Ces activités sont notamment :

• la participation à divers forums, comités et réunions publiques afin de sensibiliser le secteur et le public à la sécurité et aux pratiques exemplaires touchant les pipelines et les installations connexes;
• l'inspection d'emprises afin d'assurer un contrôle adéquat des activités qui pourraient avoir une incidence sur la sécurité du public;
• la conception d'un processus de vérification qui sera intégré à l'ensemble des processus de vérification de la conformité de l'ONÉ;
• l'examen des comptes rendus d'infraction et de la correspondance liée aux règlements;
• le remaniement du Règlement de l'Office national de l'énergie sur le croisement des pipe-lines qui deviendra le Règlement sur la prévention des dommages.

Selon les entretiens avec le personnel et l'examen des dossiers, il semble que les activités citées plus haut répondent aux besoins de l'Office jusqu'à un certain point.

Dans le Secteur des opérations, la lourde charge de travail occasionnée par les travaux de construction a eu des répercussions sur certaines des obligations relatives aux activités de croisement. Les entretiens avec le personnel ont révélé que l'intensité des activités liées à l'inspection d'emprises et des activités de sensibilisation a passablement diminué au dernier exercice. Selon les employés interrogés, le déclin du côté des activités de croisement est lié à l'intensité récente des travaux de construction (de nombreux employés dont les fonctions portent sur les activités de croisement assument d'autres responsabilités techniques au sein du Secteur des opérations) et au fait que le plan annuel de travail ne reflète pas adéquatement les exigences liées aux opérations (autres que la construction) et à la sensibilisation. Il a été déterminé que ces activités, tout particulièrement celles de sensibilisation, sont jugées cruciales étant donné la nature du règlement sur les croisements.

Il est recommandé que l'Office examine son processus de planification au sein du Secteur des opérations afin de valider les résultats attendus de sa procédure de planification et de son classement des risques par priorité, tout particulièrement en ce qui a trait aux exigences de croisement.

L'examen des activités liées au traitement des comptes rendus d'infraction a révélé que la norme de service (réponse en une semaine dans 90 % des cas) est respectée dans une mesure acceptable. Ce résultat est fondé sur les renseignements obtenus du personnel.

La vérification a mis en lumière qu'en raison d'un besoin reconnu à l'interne, l'Office a entrepris de mettre sur pied des protocoles de vérification du système de gestion lié au règlement sur les croisements, en vue d'une mise en oeuvre dans le cadre des prochaines vérifications prévues. Les activités prévues sont conformes aux pratiques de vérification normale de l'Office.

Il est recommandé que les vérifications relatives au règlement sur les croisements soient effectuées comme prévu, afin d'assurer la conformité à la pratique de l'Office en matière de réglementation.

L'examen du processus d'élaboration et d'adoption du Règlement sur la prévention des dommages a révélé que, malgré les efforts de l'Office pour donner un nouvel élan à ses activités, le processus a été longtemps différé. La crédibilité de l'Office en tant qu'organisme de réglementation risque d'être atteinte étant donné l'ampleur du processus de consultation entrepris auprès du public et du secteur jusqu'ici.

Il est recommandé de donner la priorité au processus d'élaboration du Règlement sur la prévention des dommages parmi les processus de planification de l'Office.

Manuel des mesures d'urgence

32.(1) La compagnie doit établir, réviser régulièrement et mettre à jour au besoin un manuel des mesures d'urgence.

(2) La compagnie doit soumettre à l'Office le manuel des mesures d'urgence, ainsi que ses versions révisées.

33. La compagnie doit entrer et demeurer en communication avec les organismes qui peuvent devoir intervenir en cas d'urgence sur le pipeline; elle doit les consulter lorsqu'elle établit et met à jour le manuel des mesures d'urgence.

34. La compagnie doit prendre toutes les mesures raisonnables pour informer toutes les personnes qui peuvent être associées à une activité d'intervention en cas d'urgence sur le pipeline des pratiques et procédures en vigueur, et mettre à leur disposition des renseignements conformes à ceux précisés dans le manuel des mesures d'urgence.

Programme d'éducation permanente

35. La compagnie doit établir un programme d'éducation permanente à l'intention des services de police et d'incendie, des installations de santé, des autres agences et organismes compétents ainsi que des membres du grand public qui habitent près du pipeline pour les informer de l'emplacement du pipeline, des situations d'urgence possibles pouvant mettre en cause le pipeline et des mesures de sécurité à prendre en cas d'urgence.

La présente section suggère que l'Office devrait évaluer dûment les activités, programmes et plans des sociétés réglementées en matière de gestion des urgences, particulièrement en ce qui a trait aux incidents pendant les travaux de construction et d'exploitation.

Il a été constaté que l'Office a mis en place des processus normalisés pour évaluer les activités des sociétés réglementées. Dans l'ensemble, ces processus consistent en des vérifications des systèmes visant à évaluer la pertinence des programmes de gestion, ainsi qu'en des inspections des installations ou des activités. Il a été constaté que l'Office a mis au point d'autres processus pour effectuer le suivi et l'examen des manuels de gestion des urgences des sociétés, plus particulièrement en ce qui a trait au dépôt et au contenu. Il a également été constaté que l'Office a mis au point et établi des processus particuliers relativement à la participation et à l'examen des exercices de planification et de coordination des situations d'urgence. Les résultats de la vérification de ces programmes particuliers de gestion des urgences se trouvent ci-après.

Activités de gestion des situations d'urgence

• Une procédure de surveillance et d'examen des plans d'urgence a été mise au point; un protocole d'examen du plan d'urgence a été établi; un indicateur de rendement a été conçu et déployé; des activités faisant appel à des concepts de risque ont été planifiées et entreprises.
• Une procédure de surveillance et d'examen des exercices de gestion des situations d'urgence a été mise au point; un protocole d'examen des exercices de gestion des situations d'urgence a été établi; un indicateur de rendement a été conçu et déployé; des activités faisant appel à des concepts de risque ont été planifiées et entreprises.
• Une procédure de vérification du programme de gestion des situations d'urgence a été mise au point; aucun protocole de vérification visant le programme de gestion des situations d'urgence n'a été établi; aucun indicateur de rendement n'a été conçu. L'examen du plan de vérification de la conformité pour 2008-2009 et 2007-2008 et des dossiers connexes n'a pas permis de déterminer si des vérifications du programme de gestion des situations d'urgence ont été prévues ou effectuées. Il a été déterminé qu'il s'agit d'une décision délibérée, fondée sur la formation et la disponibilité du personnel.

Il est recommandé qu'un programme adéquat de gestion des situations d'urgence, ainsi que des processus et protocoles connexes soient mis en place, afin d'assurer l'uniformité et la conformité avec les autres initiatives de l'Office.

Règlement de l'Office national de l'énergie sur les usites de traitement (RUT)

13. La compagnie élabore et met en application un programme de sécurité afin de prévoir, prévenir, gérer et atténuer les conditions potentiellement dangereuses et l'exposition à de telles conditions pendant la construction, dans le cadre de l'exploitation et dans les situations d'urgence.

La présente section suggère qu'en matière de sécurité aux usines de traitement relevant de sa compétence, l'Office devrait évaluer dûment les programmes et activités visant la sécurité des sociétés réglementées pendant les travaux de construction, l'exploitation et toute situation d'urgence.

The audit La vérification a mis en lumière que le processus et la procédure de sécurité mis au point par l'Office pour gérer la sécurité des pipelines servent également à gérer la sécurité des usines de traitement. Seul le contenu technique est modifié pour tenir compte des activités de traitement. that the NEB's safety process and procedures developed for pipeline safety management are applied in the same manner for processing plants with changed technical content to reflect the processing activities.

Les constatations de la Vérification et les questions soulevées relativement aux usines de traitement coïncident avec celles qui portent sur la réglementation visant les pipelines.

Règlement de l'Office national de l'énergie concernant l'électricité :
La demande d'un permis de construction et d'exploitation d'une ligne internationale dont la tension de service excède 50 kV doit contenir les renseignements suivants, à moins que l'Office n'informe le demandeur que ceux-ci sont déjà en sa possession ou qu'ils ne sont pas pertinents : (...)

w) une description des normes, pratiques et méthodes en matière de sécurité et d'environnement qui seront appliquées dans la conception, la construction et l'exploitation de la ligne internationale, ainsi que la date de diffusion des documents pertinents.

L'examen des dossiers et les entretiens avec le personnel ont révélé que l'Office applique ses outils et programmes de sécurité standard aux projets visant l'électricité. L'Office a mené des activités de vérification de la sécurité relativement à des projets récents, notamment une enquête sur des incidents liés à la sûreté.

La vérification n'a pas permis de déterminer que les outils et les programmes de formation du personnel ont été mis à jour de manière à tenir compte des exigences particulières liées à la construction d'installations électriques. Il n'a pas été établi clairement que le nombre de demandes, les activités de construction ou encore les différences dans la gestion de la sécurité entourant ces projets justifient une modification des processus existants.

Il est recommandé que l'Office procède à un examen et à une évaluation formels pour déterminer si des outils, une formation et des compétences particuliers doivent être établis pour assurer une surveillance adéquate de la conformité à la réglementation visant les installations électriques.

2.1 La présente loi a pour objet la promotion, en ce qui a trait aux activités de recherche et d'exploitation de pétrole et de gaz :

a) de la sécurité, notamment par des mesures encourageant le secteur à prendre les dispositions voulues pour y parvenir;

Divers articles portant sur la sécurité, les accidents et les exigences de rapport visant les activités d'exploration et de production.

L'Office a mis en place des processus normalisés pour évaluer la sécurité pendant les activités d'exploration et de production menées par les sociétés réglementées. Il a été déterminé que l'Office s'efforce d'adopter une démarche de système de gestion à l'égard des mesures et exigences de gestion de la sécurité aux termes de la LOPC, comme dans le cas de ses autres processus. Dans l'ensemble, ces processus ont trait à des vérifications des systèmes pour évaluer la pertinence des programmes de gestion d'une société et à des inspections d'installations ou d'activités. La Vérification a relevé les points particuliers de la LOPC qui exigent une procédure compte tenu des engagements et pratiques généraux énoncés par l'Office et en a examiné la conception, la pertinence et la mise en oeuvre selon les plans ou les besoins perçus. Il s'agit dans l'ensemble de processus et procédures liés à des activités du Secteur des opérations. Les constatations sont énumérées ci-après.

Sécurité des activités d'exploitation (travaux sismiques, forage, production)

• Une procédure d'inspection a été mise sur pied, un indicateur de rendement a été conçu et déployé, des activités faisant appel à des concepts de risque adéquats ont été planifiées et entreprises.

Les entretiens avec le personnel indiquent que l'Office a entrepris des activités de vérification de la conformité, conformément aux dispositions du protocole d'entente. Les membres du personnel concernés ont reçu une formation acceptable et ont été agréés par RHDCC. Ils ont entrepris des activités de vérification suivant les besoins.

Il ressort des entretiens avec le personnel que certaines activités de coordination nécessaires n'ont pas été menées depuis quelques années. La coordination de ces réunions incombe à RHDCC. La situation pourrait être rectifiée par une reprise des réunions de comité exigées par le protocole d'entente.

Il est recommandé que l'Office veille à ce que toutes les exigences du protocole d'entente qu'il a conclu avec RHDCC soient satisfaites ou qu'elles soient révisées afin de faire en sorte que l'Office ne manque pas, ou ne semble pas manquer, à ses obligations aux termes du protocole d'entente.

L'ONÉ et la Oil & Gas Commission (OGC) of British Columbia (les parties) concluent le présent protocole d'entente afin de réaliser ce qui suit :

• favoriser la collaboration et la coordination entre les parties afin d'améliorer la sécurité pipelinière dans la province de Colombie-Britannique et les autres provinces et les territoires du Canada;
• établir les grandes lignes d'un accord d'assistance mutuelle en matière d'investigations d'incidents pipeliniers et d'intervention d'urgence;
• établir un protocole de coordination de la formation et de la liaison sur le plan technique dans les domaines d'intérêt commun aux deux parties.

Il ressort des entretiens avec le personnel que bien que l'esprit du protocole d'entente soit respecté, toutes les exigences ne sont pas entièrement satisfaites en raison de l'ancienneté du document. Il semble que le personnel de l'ERCB ait exprimé le même point de vue.

L'Office a entrepris des discussions pour mettre à jour le document, mais aucun progrès n'a été réalisé jusqu'ici. Le personnel a déclaré que parallèlement à la gestion formelle du protocole d'entente, des interactions régulières et adéquates ont lieu au niveau opérationnel avec du personnel de l'ERCB, grâce aux relations de travail nouées.

Il est recommandé que le protocole d'entente soit passé en revue et révisé afin d'assurer sa pertinence continue pour les deux parties.

Légende

Il a été constaté que l'Office accorde une grande importance à la détermination et à la gestion de ses responsabilités en matière de sécurité. Il existe une documentation volumineuse qui décrit les engagements du gouvernement fédéral et les engagements et priorités de gestion de la sécurité de l'ONÉ.

Un examen des divers documents de planification et de la documentation relative aux programmes indique que les engagements sont adéquatement communiqués et intégrés à toutes les activités.

L'examen des documents de planification annuelle et des documents RÉSULTATS des employés montre que l'Office et ses gestionnaires exercent une surveillance active des programmes et activités afin d'en assurer la mise en oeuvre et la réussite. L'examen de la page Web de l'Office (intranet) portant sur le plan stratégique révèle que ce processus de gestion active s'étend du Parlement au personnel de première ligne de l'ONÉ.

Il se dégage des entretiens avec le personnel que les buts, objectifs et engagements de l'Office ont été communiqués de manière adéquate.

L'organisation devrait pouvoir montrer qu'elle dispose d'un processus adéquat, efficace et continu pour répertorier les risques associés au secteur réglementé, les évaluer et prendre les mesures nécessaires pour les contrôler.

Le processus devrait être documenté.

Un examen des activités de l'Office révèle qu'une démarche de cycle de vie axée sur le risque a été adoptée à l'égard de la réglementation. Cette démarche aide l'Office à déterminer ce sur quoi concentrer ses activités de conformité. L'Office accorde de plus en plus d'importance à l'établissement de cette démarche et a entrepris d'en intégrer les principes à toutes ses activités, dont la rationalisation des processus du Secteur des demandes.

L'examen des plans et processus de vérification de la conformité de l'ONÉ a permis de constater que des outils et stratégies axés sur le risque ont été déployés pour faciliter la planification d'activités, l'évaluation des résultats et le suivi des activités de vérification. Les entretiens avec le personnel occupant un poste de première ligne en sécurité ont toutefois mis en lumière un manque de compréhension des principes qui sous-tendent le modèle de risque. Le personnel est ainsi sceptique quant au caractère adéquat et au potentiel de réussite du plan de vérification de la conformité en fonction du risque. L'Office s'expose ainsi au risque que le personnel n'adopte pas le plan selon les exigences ou que certains employés communiquent à l'externe leurs perceptions des compétences de l'Office en gestion.

Il est recommandé qu'une stratégie de communication interne soit formulée à l'égard des méthodes de planification axées sur le risque.

Il a été constaté que les processus relatifs au risque sont documentés au besoin.

L'organisation devrait disposer d'une procédure documentée, adéquate et efficace pour déterminer ses obligations juridiques et autres et les intégrer à ses activités visant la sécurité.

The legal and other requirements that the NEB administers or follows are well defined and incorporated into its programs and procedures.

It was noted that the NEB maintains copies of and communicates its legal requirements for safety oversight in various locations including prominently on its website.

A full description and evaluation of the requirements as well as associated findings can be found in Table 1.

Il a été constaté que des objectifs et cibles de sécurité ont été fixés à tous les niveaux de l'organisation. Ce sont le Parlement et le Conseil du Trésor qui en fournissent l'orientation et ils sont communiqués par divers moyens, du plan stratégique aux plans annuels et programmes techniques. La vérification a révélé que les membres de l'Office, l'équipe de la haute direction et d'autres personnes assumant des responsabilités de gestion passent en revue les cibles et objectifs dans le cours normal de leurs activités.

L'organisation devrait disposer d'une structure organisationnelle qui permet le fonctionnement efficace et efficient de ses programmes de gestion.

L'organisation devrait définir clairement les rôles, les responsabilités et les pouvoirs liés à chacune des fonctions de sécurité de sa structure.

La Vérification a examiné la structure organisationnelle dont relève la surveillance de la sécurité, ainsi que les rôles et responsabilités incombant à différents postes du programme de gestion de la sécurité. La vérification a mis en lumière que dans les faits, deux cadres informels de surveillance existent à l'Office et qu'ils sont intégrés selon les besoins.

Le premier semble être un cadre administratif regroupant les pratiques générales de gestion de l'Office. La structure est bien définie et établie et elle répond aux exigences de gestion et de surveillance des différentes activités.

Moins officiel, le deuxième cadre semble être de nature technique. Il s'agit d'une structure qui a été mise en oeuvre principalement dans le Secteur des opérations et qui sert à gérer les composantes techniques du programme de surveillance de la sécurité. Il est appelé programme de conformité en matière de sécurité. Il est géré par le Secteur des opérations, avec la collaboration du chef d'équipe et champion de la sécurité, du gestionnaire du programme de conformité en matière de sécurité et du personnel occupant un poste technique lié à la sécurité. La vérification a permis d'établir que le programme de conformité ne répond pas entièrement aux attentes. Il semble que cela soit attribuable au fait que les attentes n'ont pas été bien définies et que les gestionnaires du Secteur des opérations n'ont pas fourni un soutien et une orientation suffisants. Les réunions du groupe de travail sont irrégulières et la participation est faible. Il a été constaté qu'à la suite d'une révision récente du concept de programme de conformité entreprise par les gestionnaires du Secteur des opérations, de nouveaux processus d'orientation et de gestion ont été mis au point. Une partie de la documentation a été approuvée et affichée dans le portail des processus. Par ailleurs, il a été constaté que les gestionnaires du Secteur des opérations ont commencé à communiquer leur engagement et leurs attentes à l'égard des programmes de conformité. La vérification a également permis de constater que le Secteur des opérations s'efforce de pourvoir au poste de gestionnaire de programme.

Étant donné l'importance des risques liés à une mise en oeuvre inadéquate de la structure technique et l'incapacité des gestionnaires du Secteur des opérations d'assurer la réussite de l'ancien programme de conformité de la sécurité et du nouveau programme jusqu'ici, il est recommandé que l'ONÉ mette en oeuvre un programme revisité et qu'il dresse un plan de surveillance et de compte rendu à cet effet.

En ce qui concerne la documentation des rôles et responsabilités, il a été constaté que l'Office a rédigé des descriptions de poste génériques pour toutes les familles d'emplois. La vérification a toutefois mis en lumière que les fonctions techniques particulières ont été documentées d'une manière moins uniforme. Par exemple, un document officiel précisant des rôles et responsabilités génériques a été préparé pour le poste de gestionnaire du programme de conformité en matière de sécurité, mais aucun document du genre n'existe pour de nombreux autres postes techniques clés dont le titulaire doit assumer des fonctions de gestion de la sécurité. En effet, la vérification n'a pas permis de repérer de documentation portant particulièrement sur la sécurité pour le poste de spécialiste en chef et champion de l'ingénierie, ni pour celui de chef d'équipe et champion de la sécurité des opérations. Il convient en outre de souligner l'ambiguïté des rôles et responsabilités des ingénieurs débutants. L'examen des dossiers et les entretiens avec le personnel ont révélé que les ingénieurs débutants jouent un rôle important dans l'évaluation de la sécurité des sociétés et que ce rôle est mal défini. Cela a une incidence potentielle sur les plans de formation et le rendement et, par conséquent, sur la qualité de la surveillance assurée par l'Office.

Il est recommandé que l'Office évalue tous les rôles faisant partie de la structure de surveillance de la sécurité technique et qu'il veille à ce que les rôles et responsabilités soient clairement définis et documentés le cas échéant.

Il a été constaté que l'Office offre de nombreuses occasions d'apprentissage à son personnel de sécurité et aux employés en général. Les employés interrogés ont dit se sentir appuyés lorsqu'ils présentent une demande de formation. L'Office a établi des exigences génériques à l'égard de certaines fonctions de son programme de sécurité. À titre d'exemple de formation standard se trouvent la formation à la vérification et la formation des inspecteurs. L'examen des programmes de formation sur la sécurité mis sur pied jusqu'ici révèle que ceux-ci semblent se limiter aux processus internes et qu'ils ne sont pas assortis d'exigences particulières de formation technique. Il s'est dégagé des entretiens avec le personnel qu'il n'existe aucune formation générale standard ni compétences requises pour les postes ou fonctions liés à la sécurité (p. ex., enquêteurs et processus d'enquête). Il s'agit d'une lacune qui inquiète particulièrement les employés embauchés à un niveau débutant qui espèrent progresser vers des niveaux plus élevés. Ces employés ont affirmé qu'il n'existe ni plan de formation officiel ni cadre de formation et qu'ils supposent qu'il leur incombe de cerner eux-mêmes leurs besoins de formation. Les employés de tous les niveaux se sont entendus pour dire qu'à part la formation liée à la nomination d'un inspecteur, ils ne sont pas au courant d'une évaluation quelconque des compétences requises pour exercer les fonctions du poste. De plus, aucune évaluation du maintien des compétences n'est faite après la formation initiale liée à la plupart des postes. Il n'a pas été possible de déterminer l'existence d'une procédure ou de dossiers pour permettre à la direction d'évaluer les compétences du personnel devant suivre la procédure ou exercer les fonctions du poste.

Il est recommandé que l'Office révise son programme de formation sur la sécurité afin de remédier aux lacunes indiquées.

Il a été constaté que l'Office a mis en place des processus bien conçus pour la préparation, la gestion et la révision des documents, dont le plus important est sans doute le portail des processus. Après examen, il a été déterminé que le portail des processus est un outil qui convient au contrôle des documents, du fait qu'il exige qu'une personne soit désignée pour gérer chacun des documents, permet l'examen collectif du document et la mise en évidence des changements nécessaires, assure le contrôle des versions et est accessible à tout le personnel de l'Office. Aucune constatation n'a été faite quant à cet outil.

Il a été constaté que l'Office a préparé la documentation requise relativement à la majorité de ses principaux processus de surveillance de la sécurité. Ces processus sont les suivants : examen préalable de la conformité, réunion relative à la conformité, inspection, vérification et échange d'information. Il existe en outre des exigences visant l'élaboration de protocoles techniques liés à chacun des processus et des aspects techniques axés sur la sécurité. Les aspects de la sécurité qui exigent l'élaboration d'un protocole particulier sont : la sécurité (Loi sur l'ONÉ et LOPC), les croisements, la gestion des urgences et la sûreté. Un examen des processus et protocoles établis a révélé que certains d'entre eux nécessitent une révision et que certains protocoles doivent être élaborés davantage, notamment les suivants : révision des modèles et de la procédure de vérification du système de gestion; conception de protocoles de vérification des croisements; gestion des urgences et sûreté; révision de la procédure de gestion des incidents et de la documentation connexe.

Il est recommandé que l'Office révise la documentation lacunaire et prépare la documentation manquante.

L'organisation devrait pouvoir adopter des processus adéquats et efficaces lui permettant de composer avec les risques tout en satisfaisant aux exigences établies par la loi, tel qu'il a été indiqué précédemment (points 2 et 3 ci-dessus).

Il a été constaté que l'Office s'est donné une importante structure en ce qui concerne les processus et procédures visant à satisfaire à ses obligations en matière de surveillance de la sécurité. Ils pourraient être regroupés comme suit : processus généraux ou de gestion pour l'ensemble de l'Office et processus liés à la surveillance technique de la sécurité.

Il a été constaté que l'Office a instauré une vaste gamme de contrôles pour gérer ses pratiques générales de gestion qui ont une incidence sur les activités de surveillance de la sécurité, notamment le SGQ et la démarche de cycle de vie axée sur le risque. Selon la Vérification, ils fonctionnent adéquatement. L'examen des processus de gestion a permis de cerner un seul processus devant être amélioré. Il s'agit du processus de planification des vérifications de la conformité. Ce processus sert à déterminer les activités annuelles du Secteur des opérations, à les prioriser, à les planifier et à en assurer le suivi. Il a été constaté que ce processus n'avait pas été officialisé afin d'être ajouté au portail des processus et qu'ainsi, il n'est pas possible d'assurer à son utilisation uniforme. Les entretiens avec le personnel ont révélé que cela avait créé des problèmes d'uniformité, d'exactitude et de rapidité d'exécution par le passé. Il a été constaté que le Secteur des opérations a entrepris l'officialisation du processus, mais n'a pas encore terminé.

Il est recommandé que l'Office termine l'officialisation de son processus de planification des vérifications de la conformité et qu'il le mette en oeuvre.

En ce qui concerne la surveillance technique de la sécurité, il a été constaté que l'Office a instauré des contrôles relativement au SGQ et au portail des processus. Ces contrôles visent à assurer l'uniformité de la planification, de l'utilisation et de la conception des processus et procédures de nature technique de l'ONÉ. Un examen des processus et protocoles a révélé que l'Office a établi des processus officiels et normalisés visant les inspections, les vérifications, les incidents, la sûreté, les croisements, la communication externe, la formation, etc. Exception faite du problème lié à l'établissement d'un processus cité plus haut, l'Office semble appliquer les processus de son portail conformément à la conception. En ce qui concerne le SGQ, il a été constaté que l'Office en a effectué une vérification en 2007; par conséquent, aucune analyse en profondeur n'a été faite de ce système dans le cadre de la présente vérification.

L'organisation devrait pouvoir montrer qu'elle dispose d'un processus adéquat et efficace pour assurer la surveillance de son rendement en matière de responsabilités, programmes et activités.

Les processus devraient être documentés.

La Vérification a déterminé que la surveillance de la sécurité exercée par l'Office doit comporter des composantes de mesure et de suivi du rendement à trois niveaux : par rapport au but 1, par rapport aux plans annuels et par rapport au rendement du personnel en matière de mise en oeuvre du programme de sécurité.

Il a été constaté que dans le cadre de ses processus d'élaboration du plan stratégique, l'Office a établi des mesures de surveillance de la sécurité et qu'il les a communiquées. Ces mesures ont été communiquées par l'entremise du site Web et des rapports annuels, à l'externe, et par divers moyens tels que des discussions avec le personnel, la documentation de planification des secteurs et le site intranet, à l'interne.

Un examen des mesures de sécurité a révélé qu'elles sont toutes des indicateurs tardifs. Puisque le Plan stratégique 2008-2011 de l'ONÉ précise « Promouvoir, (...), la sécurité », les mesures du programme devraient inclure des indicateurs avancés. Par ailleurs, le but 1 stipule « Les installations et activités réglementées par l'ONÉ sont sûres et sécuritaires, et perçues comme telles ». La Vérification n'a pu repérer de mesure liée à la perception de sécurité et de sûreté.

Il est recommandé que l'Office établisse des mesures qui comptent des indicateurs avancés et des mesures liées à la perception de sécurité et de sûreté.

En ce qui concerne la mesure et le suivi de la préparation et de l'application des plans annuels, la Vérification a conclu que les processus de l'Office à cet égard sont acceptables. Le programme, tel qu'il a été conçu, comporte des mesures et des échéanciers adéquats et requiert la participation du personnel et des gestionnaires à une fréquence convenable. Rien à signaler.

En ce qui concerne la mesure et le suivi du rendement du personnel en matière d'application du programme de sécurité, la Vérification a constaté que l'Office a mis en oeuvre son processus RÉSULTATS. Il s'agit d'un processus officiel pour assigner des responsabilités au personnel et assurer un suivi. Il comprend des exigences relatives à l'attribution officielle de tâches, et à leur mention par écrit, et prévoit un calendrier d'examen. Il est ressorti deux problèmes de l'examen du processus. Le premier est attribuable à une application inopportune du processus aux niveaux opérationnels. En effet, bien que les attentes et l'attribution annuelle des tâches soient communiquées oralement, la dernière main n'est souvent mise aux documents RÉSULTATS qu'en milieu d'exercice. Il a été déterminé que cet état de choses peut avoir eu une incidence tant sur les plans de formation que sur la mise au point des composantes du programme. Il pourrait également y avoir une incidence sur la mise en branle en temps opportun d'activités annuelles planifiées. Le deuxième problème a trait au fait que les gestionnaires ne sont pas tenus d'évaluer les compétences du personnel relativement à l'utilisation des procédures. Tel qu'il est indiqué à la section « Formation, sensibilisation et compétences » (point 6.0) qui se trouve plus haut, cela constitue un problème.

Il est recommandé que l'Office établisse une procédure de gestion lui permettant d'assurer un suivi adéquat du rendement du personnel en matière de plans et procédures de surveillance de la sécurité.

La Vérification a constaté que l'Office a mis en place des processus bien établis quant aux dossiers et à leur gestion et que ces processus sont utilisés à la grandeur de l'organisation. L'orientation et le contrôle des processus sont assurés dans le cadre de l'ensemble des processus de gestion du gouvernement fédéral. Étant donné que les processus généraux de gestion des dossiers ont fait l'objet d'autres vérifications internes de l'ONÉ, ils n'ont pas été inclus dans la présente vérification.

Il a été observé que le Secteur des opérations a instauré d'autres systèmes de gestion des dossiers internes pour gérer ses dossiers courants, dont le principal se nomme Système de gestion de l'information sur l'environnement et la sécurité (SGIES) et sert à gérer les activités de vérification de la conformité, ainsi que les dossiers et les données découlant de ces activités. La Vérification a remarqué qu'il fonctionne conformément à la conception. Le personnel du Secteur des opérations est d'accord pour dire que le SGIES est limité en termes de facilité d'utilisation et de capacité, mais que cela semble se traduire par des inconvénients plutôt que des insuffisances. La Vérification estime qu'il ne s'agit pas d'une constatation. En plus du SGIES, le Secteur des opérations a mis au point une base de données pour contrôler et organiser les données relatives aux incidents. Elle est appelée la base de données sur les incidents liés aux pipelines. Un examen a révélé qu'elle a été implantée au même niveau que le SGIES. Une révision de cette base de données est prévue dans le cadre du remaniement du programme de gestion des incidents de l'ONÉ et, de ce fait, toute recommandation en découlant s'appliquera à la base de données s'il y a lieu.

L'organisation devrait disposer d'un processus documenté, adéquat et efficace portant sur la vérification du programme de surveillance de la sécurité.

Les vérifications devraient être effectuées régulièrement et les résultats devraient être présentés à la direction de sorte que le rendement de l'organisation en matière de surveillance de la sécurité puisse être évalué.

La haute direction devrait examiner les activités et programmes de surveillance de la sécurité pour s'assurer qu'ils sont pertinents et efficaces. L'examen devrait se fonder sur un examen suffisant de la documentation et devrait être documenté.

L'examen devrait porter sur toute décision, action et obligation visant à améliorer la surveillance de la sécurité.

L'examen des dossiers et les entretiens avec le personnel ont révélé que la haute direction de l'Office examine régulièrement le programme de sécurité, ainsi que les plans et activités s'y rapportant. Les examens sont documentés et toute question non résolue ou en cours de résolution est reportée aux fins de suivi.