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Gestion financière - Processus d'audience - Rapport de vérification

Gestion financière - Processus d'audience - Rapport de vérification - 2008 [PDF 51 ko]

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Objet et portée de la vérification

Actuellement, tous les coûts associés à la tenue des audiences, hormis les dépenses concernant le personnel, sont gérés par le bureau de la secrétaire de l'Office. La secrétaire assume la responsabilité du budget au complet et les gestionnaires d'audience sont censés lui fournir leur budget pour une audience. Toutes les autres activités concernant la gestion des audiences relèvent du gestionnaire d'audience qui fait partie habituellement du Secteur des demandes.

La vérification s'est effectuée en quatre phases :

• Entretiens avec le personnel du bureau de la secrétaire pour déterminer l'intérêt de lui faire gérer les questions financières et les avantages qui en découlent pour l'Office.
• Entretiens avec le chef du Secteur des demandes et des gestionnaires d'audience choisis pour déterminer leur satisfaction à l'égard du processus courant, toute amélioration à valeur ajoutée possible ainsi que les avantages ou les inconvénients à changer la responsabilité.
• Entretiens avec certains des employés susmentionnés et des agents de réglementation pour comprendre le processus budgétaire ainsi que le processus d'approbation et d'utilisation des fonds.
• Examen des analyses financières.

Résumé de la vérification

• Les gestionnaires d'audience et le bureau de la secrétaire n'ont pas vraiment la possibilité de « contrôler » le budget global ou les budgets individuels pour les audiences.
• Bien que d'après les renseignements disponibles au début de l'année, il soit possible de déterminer le nombre d'audiences, leur emplacement ou leur durée, tout cela peut changer en raison d'ajouts ou de suppressions à mesure que l'année avance.
• À des fins budgétaires, les agents de réglementation conservent des renseignements sur des coûts standards (billets d'avion, hôtels, salles d'audience, traducteurs, sténographes judiciaires) qui sont fournis aux gestionnaires d'audience pour qu'ils en tiennent compte dans leur budget.
• Le coût d'une audience et les hypothèses portant sur la durée et l'emplacement peuvent aussi changer en fonction de diverses dynamiques.
• Le processus selon lequel le budget global des audiences est déterminé et la surveillance des coûts engagés durant chaque audience ont été examinés avec la secrétaire et l'administratrice de la réglementation (Danielle Comte).
• L'administratrice de la réglementation a fourni une copie des analyses qu'elle conserve et elle a expliqué le processus suivi pour enregistrer les coûts budgétés et celui pour approuver et payer les coûts réels qui ont été engagés.
• Les coûts réels sont approuvés par la secrétaire sur la recommandation de l'agent de réglementation et ils sont payés par l'administratrice de la réglementation. Les gestionnaires d'audience sont d'accord avec ce processus.
• L'administratrice de la réglementation tient à jour un tableau indiquant à la fois les coûts budgétés et les coûts réels par audience; cependant, il n'y pas une comparaison cumulative entre les coûts budgétés et réels.
• Une bonne surveillance des coûts est assurée grâce aux connaissances des agents de réglementation et par leur examen et approbation des factures.
• Les gestionnaires d'audience et le chef du Secteur des demandes n'ont aucun problème avec le processus courant.
• Les gestionnaires d'audience, en consultation avec les chefs d'équipe concernés et les présidents des comités, approuvent la participation des employés de l'ONÉ au groupe de travail. Les dépenses concernant le personnel sont à la charge de l'équipe à laquelle appartient l'employé. La rémunération de toute heure supplémentaire doit être approuvée par le chef d'équipe de l'employé.
• Un gestionnaire d'audience a suggéré qu'un résumé périodique des coûts réels comparés aux coûts budgétés serait utile à partir du moment où des coûts significatifs commencent à être engagés dans le cadre d'une audience particulière.
• Les comparaisons seraient utiles pour déterminer si les coûts plus élevés que prévu sont attribuables à l'interrogation (p. ex. au coût associé à la salle d'audience qui a été budgétée mais non utilisée) ou à titre d'outil pour budgéter les coûts d'une audience future. Les gestionnaires d'audience ne jouent pas un rôle significatif en ce qui a trait à la surveillance ou à l'approbation des coûts individuels engagés lors de l'audience.
• La Liste de contrôle du gestionnaire d'audience et la Procédure pilote de gestion des ressources pour les gestionnaires de projet ont été examinées.
• La liste de contrôle est essentiellement une procédure de gestion de projet, elle est courante (mise à jour le 2008-07-11) et c'est un outil pratique surtout pour les gestionnaires d'audience moins chevronnés.
• La procédure pilote était un projet mené par Ruth Mills avec un groupe de travail et passé en revue avec l'ancien chef des opérations au début de 2007. Bien qu'elle soit détaillée, il ne semble pas qu'il y ait eu un suivi pour l'intégrer à la liste de contrôle ou encore pour l'établir comme procédure distincte aux fins d'affichage sur le tableau de bord.
• Un rapport produit par Graham Emmerson pour le chef du Secteur des demandes, intitulé Le rôle du Bureau de gestion de projets dans la gestion des audiences tenues par l'ONÉ, a aussi été examiné. Le rapport sort du cadre de cette vérification, mais il aide à comprendre les différents rôles et responsabilités. Il est joint au présent rapport à titre d'information.

Résultats et conclusions de la vérification

Les gestionnaires d'audience et le chef du Secteur des demandes n'ont pas vraiment la possibilité de contrôler le coût d'une audience. Le bureau de la secrétaire est informé de la portée et du nombre d'audiences qui pourraient être tenues dans une année donnée ainsi que de certains coûts standards (interprètes, sténographes judiciaires). L'administratrice de la réglementation a les outils nécessaires pour gérer le budget destiné aux audiences et enregistre les coûts réellement engagés. Les agents de réglementation sont au courant des coûts réels puisque ce sont eux qui les engagent. Les salaires et la rémunération des heures supplémentaires du groupe de travail sont contrôlés correctement et la surveillance en est assurée par le gestionnaire d'audience, le chef d'équipe et le président du comité.

Sous réserve des recommandations suivantes, la conclusion de la vérification interne est que le contrôle du budget global des audiences incombe correctement au bureau de la secrétaire.

Recommandations

1. Afin d'assurer une meilleure surveillance et de fournir de meilleurs renseignements aux gestionnaires d'audience, l'administratrice de la réglementation devrait leur fournir des analyses périodiques (au moins une fois par mois) comparant les coûts budgétés aux coûts réels, et ce, par poste budgétaire.
2. Actuellement, les renseignements fournis par le gestionnaire d'audience au bureau de la secrétaire et aux autres sont sporadiques au mieux. Les changements au nombre de personnes qui voyagent, la durée estimative de l'audience et la nécessité d'avoir des consultants peuvent avoir une incidence sur les fonds nécessaires pour terminer l'audience. Afin assurer un dialogue régulier, il est recommandé qu'au moins une mise à jour mensuelle des changements et des estimations modifiées soit fournie au bureau de la secrétaire, au président du comité, au chef de secteur et au chef d'équipe.
3. Selon le processus actuel, l'agent de réglementation recommande à la secrétaire d'approuver et de payer les factures. Il est recommandé que les factures représentant des coûts dépassant un montant minimum et des coûts dépassant le budget d'un pourcentage convenu soient acheminées au gestionnaire d'audience qui fournira une justification du dépassement et recommandera l'approbation et le paiement à l'agent de réglementation et à la secrétaire.
4. Les parties responsables (le bureau de la secrétaire, le chef du Secteur des demandes et les gestionnaires d'audience) devraient examiner la Liste de contrôle du gestionnaire d'audience et la Procédure pilote de gestion des ressources pour les gestionnaires de projet et si elles jugent la procédure pilote utile, elles devraient l'intégrer à la liste de contrôle ou l'établir comme procédure distincte.

 

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Date de modification :

2011-10-28