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ISSN 1926-3783
Droit d'auteur et droit de reproduction
Table des matières
II. Description de la structure de l'institution
V. Interprétation et explication
VII. Politiques et directives nouvelles ou révisées
IX. Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
X. Divulgations faites en vertu de l'alinéa 8(2)m)
I. Introduction
Loi sur la protection des renseignements personnels
La Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi) accorde aux personnes un droit d'accès aux renseignements détenus par le gouvernement fédéral à leur sujet, avec certaines exceptions particulières et limitées. La Loi protège les renseignements personnels par des dispositions qui s'appliquent à la collecte, à la conservation, à l'utilisation et à la divulgation de ces derniers.
Conformément à l’article 72 de la Loi, le responsable de chaque institution fédérale est tenu de soumettre au Parlement un rapport annuel sur l’administration de la Loi après la clôture de chaque exercice financier. Ce rapport annuel est déposé devant le Parlement conformément à l’article 72 de la Loi. Le présent rapport décrit comment l’Office national de l’énergie (l’ONÉ ou l’Office) a assumé ses responsabilités en matière des renseignements personnels durant l’exercice financier 2010-2011.
À propos de l’Office national de l’énergie
L’Office est un organisme fédéral indépendant fondé en 1959 pour promouvoir la sûreté et la sécurité, la protection de l’environnement et l’efficience économique, dans l’intérêt public canadien, selon le mandat conféré par le Parlement au chapitre de la réglementation des pipelines, de la mise en valeur des ressources énergétiques et du commerce de l’énergie. Il rend compte au Parlement par l’entremise du ministre des Ressources naturelles. L’Office réglemente les aspects particuliers suivants de l’industrie de l’énergie :
- la construction et l’exploitation des pipelines interprovinciaux et internationaux;
- le transport, les droits et les tarifs pipeliniers;
- la construction et l’exploitation des lignes internationales de transport d’électricité et de certaines lignes interprovinciales désignées;
- l’exportation et l’importation de gaz naturel;
- l’exportation de pétrole et d’électricité;
- les activités gazières et pétrolières dans les régions pionnières.
Le mandat de l’Office inclut également ce qui suit :
- donner des conseils sur l’énergie au ministre des Ressources naturelles dans les domaines où sa fonction de réglementation lui confère les connaissances voulues;
- mener des études et rédiger des rapports à la demande du ministre;
- réaliser des études sur des questions énergétiques précises;
- tenir des enquêtes publiques, au besoin;
- surveiller les approvisionnements, actuels et futurs, en principaux produits énergétiques du Canada.
Outre les attributions que lui confère la Loi sur l'Office national de l'énergie (Loi sur l’ONÉ), l'Office assume des responsabilités aux termes de la Loi sur les opérations pétrolières au Canada, de la Loi canadienne sur l'évaluation environnementale, de la Loi sur le pipe-line du Nord et de certaines dispositions de la Loi fédérale sur les hydrocarbures. Par suite de l'adoption de la Loi sur les transports au Canada, entrée en vigueur le 1er juillet 1996, l'Office a vu élargir sa sphère de compétence, qui comprend dorénavant la réglementation des pipelines transportant des produits autres que le pétrole et le gaz naturel.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur l'Office national de l'énergie, consultez notre site Web à l’adresse www.neb-one.gc.ca.
II. Description de la structure de l'institution
Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP)
Les activités afférentes à la Loi sur la protection des renseignements personnels menées durant la période visée par le rapport relèvent de la personne occupant le poste de secrétaire de l’Office, désignée par le président de l’Office pour agir comme coordonnateur. L’Équipe de la secrétaire et des services de réglementation relève du chef de la stratégie, Intégration opérationnelle.
Le président et premier dirigeant doit voir de façon générale à ce que les politiques, procédures et pratiques de l’Office soient conformes à l’application et à l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels. L’Office national de l’énergie a des modalités en place pour traiter toutes les demandes présentées en vertu de la Loi. Ces demandes sont traitées par le coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels, qui a accès à tous les documents conservés par l’Office. Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) travaille en étroite collaboration avec les Services de documentation et la haute direction dans l’ensemble de l’organisation.
Le bureau de l’AIPRP, placé sous la direction de la secrétaire de l’Office, comptait un agent à plein temps en avril 2010. Pendant l’année, en raison d’une augmentation importante du nombre de demandes, le bureau de l’AIPRP a obtenu d’autres ressources permanentes qui ont permis de pourvoir à un poste d’agent de soutien à la haute direction, relevant du coordonnateur de l’AIPRP pour superviser l’équipe, et un poste d’adjoint administratif. Un agent principal des services d'AIPRP a été ajouté à l'équipe en février 2011 pour une période déterminée. En outre, l’Office a engagé un employé contractuel pour aider à temps partiel à traiter et à coordonner les demandes relatives à l’AIPRP en mai 2010.
Le bureau de l’AIPRP de l’Office compte actuellement trois équivalents temps plein (ETP).
En plus de fournir des conseils juridiques au bureau de l’AIPRP sur tous les aspects concernant l’application de la Loi, les Services juridiques de l’Office, aident de façon générale les bureaux principalement intéressés de l’Office et la Division de l’AIPRP à exécuter le programme et les activités comportant un volet relié à la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Le bureau de l’AIPRP coordonne et applique les politiques, les directives et les modalités afin que l’organisation se conforme à la Loi sur l’accès à l’information. Le bureau fournit également les services suivants à l’organisation :
- répondre aux demandes de communication de renseignements personnels;
- surveiller les tendances relatives aux questions de protection des renseignements personnels afin de donner des conseils éclairés aux clients;
- voir à ce que les renseignements personnels détenus par l’Office soient publiés dans Info Source;
- coordonner et surveiller le processus d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour l'ONÉ;
- informer les gestionnaires de programmes des exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour la collecte, la conservation, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels;
- sensibiliser le personnel et donner de la formation sur la Loi sur la protection des renseignements personnels;
- élaborer des politiques et pratiques générales de manière à protéger les renseignements personnels et à guider l’accès à ces derniers.
III. Arrêté de délégation
ARRÊTÉ DE DÉLÉGATION RELATIF À LA LOI
SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Le président de l'Office national de l'énergie, en vertu de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels*, délègue par la présente au titulaire du poste de secrétaire de l'Office les attributions et fonctions que la Loi assigne au président en qualité de responsable d'une institution fédérale en vertu de la Loi.
Fait à Ottawa le 18 mars 1983.
______________________________
C.G. Edge
Président
*L..C. 1980-81-82, ch. 111
IV. Rapport statistique
Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels [PDF 56 ko]
Exigences additionnelles en matière d’établissement de rapports - Loi sur la protection des renseignements personnels
Au cours de la période visée par le rapport, l’Office a entrepris une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour son programme d'aide financière aux participants. L’évaluation devrait être soumise au Conseil du Trésor au plus tard en septembre 2011.
L’Office national de l’énergie n’a invoqué aucune exception et n'a cité aucune exclusion, parmi la liste ci-dessous, durant la période visée par le rapport.
Partie III - Exceptions
- Aliné 19(1)e)
- Alinéa 19(1)f)
- Article 22.1
- Article 22.2
- Article 22.3
Partie IV - Exclusions
- Paragraphe 69.1
- Paragraphe 70.1
V. Interprétation et explication
Demandes reçues pendant la période visée par le rapport
Au cours de la période visée par le rapport, l’Office a reçu trois demandes soumises en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. De ce nombre, une a été traitée et deux ont été reportées à l’année suivante.
Mesures prises à l'égard des demandes traitées
Pour la demande qui a été traitée durant la période visée par le rapport, l’Office a divulgué tous les documents.
Exemptions invoquées
L’Office n’a invoqué aucune exception pour la demande qui a été traitée au cours de la période visée par le rapport.
Exceptions citées
L’ONÉ n’a exclu aucun renseignement en application de l’article 69 ou 70.
Délai de traitement
L’Office a été en mesure de répondre en 30 jours ou moins à la demande qui a été traitée durant la période visée par le rapport.
Prorogations de délai
Aucune prorogation n’a été invoquée pour la demande traitée au cours de la période visée par le rapport.
Traduction
Il n’y a eu aucune demande visant à faire traduire des renseignements personnels conservés dans les dossiers de l’ONÉ.
Mode d’accès à l’information
La mode d’accès à l’information est le moyen choisi par les demandeurs pour consulter leurs dossiers. Les demandeurs peuvent choisir de recevoir des copies de leurs dossiers ou encore de consulter ces derniers au bureau de l’ONÉ à Calgary.
Pour la demande traitée au cours de la période visée par le rapport, le demandeur a préféré obtenir une copie des dossiers originaux.
Corrections et mentions des corrections
Aucune demande de correction ou de mention de correction des renseignements personnels n’a été déposée durant la période envisagée.
Coûts
Les frais engagés par la Division de l’AIPRP pour traiter les demandes soumises en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels sont estimés au total à 28 889,90 $. De ce total, 15 487,20 $ ont servi aux salaires et 13 402,70 $, à l’administration. Les salaires pour l'exercice financier correspondent à 0,3 poste à plein temps à la Division de l’AIPRP. Ces chiffres ne tiennent pas compte du temps et des autres ressources affectés à la sécurité et à d’autres mesures prises dans l’ensemble de l’Office dans le but de protéger la vie privée de nos employés, de nos clients et de la population canadienne.
VI. Formation
Formation pour les analystes de l’AIPRP
Le personnel de l’AIPRP a assisté à la réunion de la collectivité de l’AIPRP à Ottawa en février 2011, et des cours ont été offerts par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada en ce qui concerne les fichiers de renseignements personnels, Info Source et les exigences relatives à la présentation de rapports au Parlement.
Formation pour le personnel de l’Office national de l’énergie
L’Office continue de donner de la formation générale pour sensibiliser davantage les employés à leurs responsabilités en vertu de la Loi de même que de la formation spécialisée pour répondre aux besoins des clients. Le bureau de l’AIPRP a fourni de la formation générale relative aux dispositions de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et à l’incidence sur les programmes et initiatives de l’Office.
Le personnel de l’AIPRP a également participé à des séances d’orientation servant à informer les nouveaux employés de leurs obligations en vertu des ces deux lois.
Au cours de la période, Yvon Gauthier Info-Training a animé trois séances de deux jours de formation intensive pour le personnel désigné de l’Office et 11 demi-journées de formation obligatoire pour les autres employés de l’Office. À ce jour, 317 des quelque 400 employés de l’Office ont suivi la formation sur l’AIPRP. La formation obligatoire est un projet en cours qui se déroulera pendant l'exercice financier 2010-2011 et fera l’objet d’un compte rendu à une date ultérieure.
Par ailleurs, l’Équipe des services de documentation et d’information de l’Office a donné des séances, avec des collègues de Gestion des documents et de Gestion de la sécurité, faisant ressortir les liens horizontaux entre l’AIPRP, la sécurité et la gestion des documents. Les employés qui ont assisté à ces séances ont pris davantage conscience de leurs responsabilités et sont plus en mesure de traiter l'information avec sérieux à l'Office national de l'énergie.
VII. Politiques et directives nouvelles ou révisées
Le bureau de l’AIPRP a entrepris l’élaboration d’un cadre de gestion de la confidentialité pour mieux structurer l’obligation de rendre compte à l’ONÉ de manière à assurer la conformité aux directives sur la protection de la vie privée du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT).
L’Office national de l’énergie a également mis en œuvre un guide de politiques et de procédures pendant la période visée par le rapport. Les procédures ont été avalisées par le chef de l’institution et affichées à l’intention de tous les employés de l’Office dans le site Web interne. Les nouvelles procédures élaborées durant la période visée par le rapport comprennent des directives étape par étape, des formulaires et des modèles utilisés pour traiter les demandes relatives à la protection des renseignements personnels.
VIII. Plaintes et enquêtes
Aucune plainte n’a été reçue durant la période visée.
IX. Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
L’Office a entrepris une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour le Programme d’aide financière aux participants. L’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée sera envoyée au Commissariat à la protection de la vie privée.
X. Divulgations faites en vertu de l'alinéa 8(2)m)
Le sous-alinéa 8(2)m)(i) permet la divulgation de renseignements personnels lorsque le responsable d’une institution gouvernementale est d’avis que des raisons d’intérêt public justifient nettement une éventuelle violation de la vie privée.
En 2009-2010, il n’y a eu aucune divulgation de renseignements personnels effectuée en application de cette disposition de la Loi.
Améliorer le soutien et maintenir la conformité
La haute direction de l’Office national de l’énergie appuie l’élaboration et la mise en œuvre d’un cadre de gestion de la confidentialité; cela permettra de gérer plus efficacement la confidentialité au sein de l’ONÉ et facilitera la conformité aux obligations énoncées dans les politiques et directives du SCT.
L’élaboration de ce cadre est un projet en cours qui se déroulera durant l'exercice financier 2010-2011 et fera l’objet d’un compte rendu à une date ultérieure. Axé sur une meilleure obligation de rendre compte, le cadre renfermera des rôles et responsabilités bien définis pour le personnel de l’Office et de l’AIPRP; une surveillance améliorée des renseignements personnels; une procédure assurant que le bureau de l’AIPRP est avisé de toute collecte de renseignements personnels; un processus révisé d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée; des options de renouvellement de la gouvernance de la confidentialité; une conscientisation et une formation plus ciblées pour les fonctionnaires responsables de la confidentialité des renseignements.
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