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Rapport annuel présenté conformément à la Loi sur l'accès à l'information- 1^er avril 2010 - 31 mars 2011

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Rapport annuel présenté conformément à la Loi sur l'accès à l'information- 1^er avril 2010 - 31 mars 2011 [PDF 229 ko]

ISSN 1926-3775

Droit d'auteur et droit de reproduction

Table des matières

I. Introduction

II. Description de la structure de l'institution

III. Arrêtés de délégation

IV. Rapport statistique

V. Interprétation et explication

VI. Description des activités de sensibilisation et de formation

VII. Politiques et directives nouvelles ou révisées

VIII. Plaintes et enquêtes

I. Introduction

Loi sur l’accès à l’information

La Loi sur l’accès à l’information (la Loi) accorde au public canadien un droit d’accès à l’information contenue dans les documents du gouvernement fédéral, sous réserve de certaines exceptions particulières et limitées.

Conformément à l’article 72 de la Loi, le responsable de chaque institution fédérale est tenu de soumettre au Parlement un rapport annuel sur l’administration de la Loi après la clôture de chaque exercice financier. Ce rapport annuel est déposé devant le Parlement conformément à l’article 72 de la Loi. Le présent rapport décrit comment l’Office national de l’énergie (l’ONÉ ou l’Office) a assumé ses responsabilités en matière d’accès à l’information durant l’exercice financier 2010-2011.

À propos de l’Office national de l’énergie

L’Office est un organisme fédéral indépendant fondé en 1959 pour promouvoir la sûreté et la sécurité, la protection de l’environnement et l’efficience économique, dans l’intérêt public canadien, selon le mandat conféré par le Parlement au chapitre de la réglementation des pipelines, de la mise en valeur des ressources énergétiques et du commerce de l’énergie. Il rend compte au Parlement par l’entremise du ministre des Ressources naturelles. L’Office réglemente les aspects particuliers suivants de l’industrie de l’énergie :

• la construction et l’exploitation des pipelines interprovinciaux et internationaux;
• le transport, les droits et les tarifs pipeliniers;
• la construction et l’exploitation des lignes internationales de transport d’électricité et de certaines lignes interprovinciales désignées;
• l’exportation et l’importation de gaz naturel;
• l’exportation de pétrole et d’électricité;
• les activités gazières et pétrolières dans les régions pionnières.

Le mandat de l’Office inclut également ce qui suit :

• donner des conseils sur l’énergie au ministre des Ressources naturelles dans les domaines où sa fonction de réglementation lui confère les connaissances voulues;
• mener des études et rédiger des rapports à la demande du ministre;
• réaliser des études sur des questions énergétiques précises;
• tenir des enquêtes publiques, au besoin;
• surveiller les approvisionnements, actuels et futurs, en principaux produits énergétiques du Canada.

Outre les attributions que lui confère la Loi sur l'Office national de l'énergie (Loi sur l’ONÉ), l'Office assume des responsabilités aux termes de la Loi sur les opérations pétrolières au Canada, de la Loi canadienne sur l'évaluation environnementale, de la Loi sur le pipe-line du Nord et de certaines dispositions de la Loi fédérale sur les hydrocarbures. Par suite de l'adoption de la Loi sur les transports au Canada, entrée en vigueur le 1^er juillet 1996, l'Office a vu élargir sa sphère de compétence, qui comprend dorénavant la réglementation des pipelines transportant des produits autres que le pétrole et le gaz naturel.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur l'Office national de l'énergie, consultez notre site Web à l’adresse www.neb-one.gc.ca.

II. Description de la structure de l’institution

Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

Les activités afférentes à la Loi sur l’accès à l’information menées durant la période visée par le rapport relèvent de la personne occupant le poste de secrétaire de l’Office, désignée par le président et premier dirigeant de l’Office pour agir comme coordonnateur. L’Équipe de la secrétaire et des services de réglementation relève du chef de la stratégie, Intégration opérationnelle.

Le président et premier dirigeant doit voir de façon générale à ce que les politiques, procédures et pratiques de l’Office soient conformes à l’application et l’administration de la Loi sur l’accès à l’information. L’Office national de l’énergie a des méthodes en place pour traiter toutes les demandes officielles d’accès à l’information. Ces demandes sont traitées par le coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels, qui a accès à tous les documents conservés par l’Office. Le Bureau de l’AIPRP travaille en étroite collaboration avec les Services de documentation et la haute direction dans l’ensemble de l’organisation.

Le bureau de l’AIPRP, placé sous la direction de la secrétaire de l’Office, comptait un agent à plein temps en avril 2010. Pendant l’année, en raison d’une augmentation importante du nombre de demandes, le bureau de l’AIPRP a obtenu d’autres ressources permanentes qui ont permis de pourvoir à un poste d’agent de soutien à la haute direction relevant du coordonnateur de l’AIPRP pour superviser l’équipe, et un poste d’adjoint administratif. Un agent principal des services d'AIPRP a été ajouté à l'équipe en février 2011 pour une période déterminée. En outre, l’Office a engagé un employé contractuel pour aider à temps partiel à traiter et coordonner les demandes relatives à l’AIPRP en mai 2010.

Le bureau de l’AIPRP de l’Office compte actuellement trois équivalents temps plein (ETP).

En plus de fournir des conseils juridiques au bureau de l’AIPRP sur tous les aspects concernant l’application de la Loi, les Services juridiques de l’Office, aident de façon générale les bureaux principalement intéressés de l’Office et la Division de l’AIPRP à exécuter le programme et les activités reliés à la Loi sur l’accès à l’information.

Le bureau de l’AIPRP coordonne et applique les politiques, directives et modalités afin que l’organisation se conforme à la Loi sur l’accès à l’information. Le bureau fournit également les services suivants à l’organisation :

• Accroître la sensibilisation à la Loi sur l’accès à l’information au sein de l’organisation;
• Traiter et gérer les demandes d’accès à l’information et les plaintes;
• Gérer le système de suivi électronique;
• Répondre aux questions liées à l'accès dans le Cadre de responsabilisation de gestion;
• Traiter les consultations reçues d’autres institutions;
• Conseiller les employés et les hauts fonctionnaires sur les questions d’accès à l’information;
• Dresser un rapport annuel au Parlement;
• Coordonner les mises à jour aux publications d’Info Source;
• Élaborer une procédure interne;
• Participer à des forums comme les réunions et groupes de travail du Secrétariat du Conseil du Trésor à l’intention de la collectivité de l’AIPRP;

Salle de lecture

L’article 71 de la Loi sur l’accès à l’information précise que les institutions gouvernementales sont tenues de fournir les installations où le public peut consulter l’information comme Info Source. Le bureau de l’Office national de l’énergie, situé à l’adresse suivante à Calgary, a été désigné comme salle de lecture publique :

Bibliothèque de l’Office national de l’énergie
444, Septième Avenue S.-O., rez-de-chaussée
Calgary (Alberta) T2P 0X8

Charge de travail

Le recrutement et la formation de nouveaux analystes AIPRP, conjugués au volume élevé de demandes, ont fait en sorte qu’il a été difficile de respecter les délais prescrits pour répondre aux demandes en 2010-2011. Avec plus de formation et d’encadrement, et un maintien accru du personnel de l’AIPRP, les taux de conformité augmenteront dans les futurs rapports.

III. Arrêtés de délégation

ARRÊTÉ DE DÉLÉGATION RELATIF À LA LOI SUR L'ACCÈS À L'INFORMATION

Le président de l'Office national de l'énergie, en vertu de l'article 73 de la Loi sur l'Accès à l'information*, délègue par la présente au titulaire du poste de secrétaire de l'Office les attributions et fonctions que la Loi assigne au président en qualité de responsable d'une institution fédérale, à l'exclusion du pouvoir de refuser l'accès à un document demandé en vertu de la Loi. Lorsque le secrétaire n'a pas l'intention de donner l'accès à un document demandé en vertu de la Loi, il doit transmettre la demande au Comité permanent du processus réglementaire et ce dernier a le pouvoir d'accorder ou de refuser l'accès au document.

Fait à Ottawa le 18 mars 1983.

Le président,

______________________________
C.G. Edge

*L..C. 1980-81-82, ch. 111

ARRÊTÉ DE REMPLACEMENT SUR LA DÉLÉGATION EN VERTU DE LA LOI SUR L'ACCÈS À L'INFORMATION

Par la présente, le président par intérim de l'Office national de l'énergie (l'Office), en vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information*, modifie l'Arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur l'accès à l'information pris le 18 mars 1983, à Ottawa, dans la province de l'Ontario, en remplaçant, dans le texte de l’arrêté, les mots « Comité permanent du processus réglementaire » par « Équipe de la direction ».

Fait à Calgary, dans la province de l’Alberta, le 27 mai 1998.

Le président par intérim,

______________________________
Kenneth W. Vollman

ARRÊTÉ DE REMPLACEMENT SUR LA DÉLÉGATION
EN VERTU DE LA LOI SUR L'ACCÈS À L'INFORMATION

Par la présente, le président de l'Office national de l'énergie (l'Office), en vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information (la Loi), remplace l'Arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur l'accès à l'information pris le 18 mars 1983 dans la ville d'Ottawa (province de l'Ontario) et modifié par l'Arrêté de modification sur la délégation en vertu de la Loi sur l'accès à l'information pris le 27 mai 1998 dans la ville de Calgary (province de l'Alberta) par le texte qui suit.

Le président de l'Office, en vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information*, délègue par la présente au titulaire du poste de secrétaire de l'Office les attributions et fonctions que la Loi assigne au président en qualité de responsable d'une institution fédérale, à l'exclusion du pouvoir de refuser l'accès à un document demandé fondé sur une exception discrétionnaire en vertu de la Loi. Lorsque le secrétaire n'a pas l'intention de donner l'accès à un document demandé en se fondant sur une exception discrétionnaire en vertu de la Loi, il doit transmettre la demande à l'équipe de direction, qui a le pouvoir d'accorder ou de refuser l'accès au document.

Les exceptions discrétionnaires sont signalées dans la Loi par ce qui suit : « Le responsable d'une institution fédérale peut refuser la communication... »

Fait à Calgary, dans la province de l'Alberta, le 15 octobre 2002.

Le président,

______________________________
Kenneth W. Vollman

*L.C. 1980-81-82, ch. 111

IV. Rapport statistique

Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information [PDF 89 ko]

Exigences additionnelles en matière d’établissement de rapports - Loi sur l’accès à l’information

L’Office national de l’énergie n’a invoqué aucune exception et n'a cité aucune exclusion, parmi la liste ci-dessous, durant la période visée par le rapport.

Partie III - Exceptions

• Alinéa 13(1)e)
• Alinéa 16.1(1)a)
• Alinéa 16.1(1)b)
• Alinéa 16.1(1)c)
• Alinéa 16.1(1)d)
• Paragraphe 16.2(1)
• Article 16.3
• Alinéa 16.4(1)a)
• Alinéa 16.4(1)b)
• Article 16.5
• Alinéa 18.1(1)a)
• Alinéa 18.1(1)b)
• Alinéa 18.1(1)c)
• Alinéa 18.1(1)d)
• Alinéa 20(1)b.1)
• Article 20.1
• Article 20.2
• Article 20.4
• Paragraphe 22.1(1)

Partie IV - Exclusions

• Article 68.1
• Alinéa 68.2a)
• Alinéa 68.2b)
• Paragraphe 69.1(1)

V. Interprétation et explication

Demandes reçues pendant la période visée par le rapport

Au cours de la période visée par le rapport, l’Office a reçu 35 demandes soumises en vertu de la Loi l’accès à l’information. Cinq demandes avaient été reportées de la période précédente. Du total de 40 demandes, 30 ont été traitées et 10 ont été reportées à l’année suivante. L’Office a également mené 18 consultations pour d’autres institutions.

Mesures prises à l'égard des demandes traitées

Tous les documents ont été communiqués dans huit cas; dans 13 cas, les documents ont été transmis en partie; dans deux cas, rien n’a été divulgué en raison d’exceptions; aucune demande n’a été transférée; cinq demandes n’ont pas pu être traitées; deux ont été annulées par le demandeur et aucune n’a été traitée de manière non officielle.

Exemptions invoquées

Les exceptions suivantes ont été invoquées pendant le traitement des demandes d’accès au cours de la période visée :

1. Article 13 - Renseignement obtenu à titre confidentiel
2. Article 16 - Renseignements pouvant aider à commettre une infraction
3. Article 19 - Renseignements personnels
4. Article 20 - Information de tiers
5. Article 21 - Conseils
6. Article 23 - Secret professionnel des avocats
7. Article 24 - Interdictions réglementaires

Exclusions citées

La Loi sur l’accès à l’information ne s’applique pas aux documents publiés ou mis à la disposition du public pour la vente ou comme ouvrages de référence (article 68). Elle ne s’applique pas non plus aux documents confidentiels du Conseil privé de la Reine, sauf quelques exceptions (article 69). Pour les demandes contenant des exclusions prévues à l’article 69, il faut consulter le Bureau du Conseil privé. Au cours de la période visée par le rapport, trois demandes reçues ont fait l'objet d'exceptions en vertu de l'alinéa 68a) de la Loi.

Délai de traitement

Vingt demandes ont été traitées dans les 30 jours suivant la réception, et quatre, dans les 60 jours suivant la réception. Six demandes ont été traitées dans un délai de 120 jours et 10 ont été reportées. La portée des demandes présentées à l’Office national de l’énergie au titre de l’accès à l’information s’est élargie et les demandes sont devenues plus complexes et nombreuses.

Prorogations de délai

Des prorogations autorisées par la Loi ont été invoquées le plus souvent pour donner le temps d’examiner un grand nombre de dossiers. Parmi les demandes traitées au cours de la période visée par le rapport, quatre ont nécessité une prorogation de 30 jours ou moins. Dans deux cas, l'Office a invoqué des prorogations de 30 jours ou moins pour mener des consultations. Une demande a nécessité une prorogation de 30 jours ou moins pour permettre la consultation de tiers. Dans un cas, une prorogation a été requise en raison des recherches à effectuer dans un grand nombre de documents.

Mode d’accès à l’information

Tous les demandeurs des 21 demandes pour lesquelles des renseignements ont été divulgués ont reçu des copies de l’information.

Il est à noter que les données figurant ici représentent seulement les demandes pour lesquelles l’information a été divulguée au complet ou en partie, pas celles qui ont été annulées, etc.

Traduction

Aucune traduction n’a été requise pour répondre aux demandes d’accès à l’information en 2010-2011.

Frais

L’ONÉ est en mesure de répondre en fournissant l’information sur CD-ROM. Cela fait économiser passablement d’argent aux demandeurs puisque les photocopies n’ont pas besoin d’être facturées. Aucuns frais n’ont été perçus pour les photocopies en 2011-2012.

Durant l’année, l’Office a perçu 150 $ en frais de demande et 510 $ en frais de recherche.

L’Office a renoncé aux frais de demande dans six cas. Dans certains cas, cette décision a été prise dans l'intérêt public et dans d'autres cas, pour éviter des difficultés aux demandeurs.

Coûts

Les coûts reliés au traitement des demandes d’accès et aux affaires administratives sont estimés au total à 260 009,10 $ pour 4187,7 heures.

L'Office estime que 4187,7 heures correspondent à 2,5 années-personnes.

Le coût salarial total associé au programme s'est monté à 139 384,80 $. Au total, les coûts de fonctionnement et d’entretien ont atteint 120 624,30 $, ce qui inclut les honoraires versés aux experts-conseils.

VI. Description des activités de sensibilisation et de formation

Formation pour les analystes de l’AIPRP

Le personnel de l’AIPRP a assisté à la réunion de la collectivité de l’AIPRP à Ottawa en février 2011, et des cours ont été offerts par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada en ce qui concerne les fichiers de renseignements personnels, Info Source et les exigences relatives à la présentation de rapports au Parlement.

Durant la période visée par le rapport, Yvon Gauthier Info-Training a donné trois séances de formation intensive de deux jours à tout le personnel de l’AIPRP.

Formation pour le personnel de l’Office national de l’énergie

L’Office continue de donner de la formation générale pour sensibiliser davantage les employés à leurs responsabilités en vertu de la Loi de même que de la formation spécialisée pour répondre aux besoins des clients. Le bureau de l’AIPRP a fourni de la formation générale relative aux dispositions de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et à l’incidence sur les programmes et initiatives de l’Office.

Le personnel de l’AIPRP a également participé à des séances d’orientation servant à informer les nouveaux employés de leurs obligations en vertu des ces deux lois.

Au cours de la période, Yvon Gauthier Info-Training a animé trois séances de deux jours de formation intensive pour le personnel désigné de l’Office et 11 demi-journées de formation obligatoire pour les autres employés de l’Office. À ce jour, 317 des quelque 400 employés de l’Office ont suivi la formation sur l’AIPRP. La formation obligatoire est un projet en cours qui se déroulera durant l'exercice financier 2010-2011 et fera l’objet d’un compte rendu à une date ultérieure.

Par ailleurs, l’Équipe des services de documentation et d’information de l’Office a donné des séances, avec des collègues de Gestion des documents et de Gestion de la sécurité, faisant ressortir les liens horizontaux entre l’AIPRP, la sécurité et la gestion des documents. Les employés qui ont assisté à ces séances ont pris davantage conscience de leurs responsabilités et sont plus en mesure de traiter l'information avec sérieux à l'Office national de l'énergie.

Une spécialiste de Ressources naturelles Canada a donné une séance d’orientation, abordant entre autres les pratiques exemplaires, à 30 employés de l’Office sur le programme d’accès à l’information utilisé dans son ministère et de sa refonte.

VII. Politiques et directives nouvelles ou révisées

L’Office national de l’énergie a établi un guide normalisé de politiques et de procédures au cours de la période visée. Les procédures ont été avalisées par le chef de l’institution et affichées à l’intention de tous les employés de l’Office dans le site Web interne. Les nouvelles procédures élaborées durant la période visée par le rapport comprennent des directives étape par étape, des formulaires et des modèles utilisés pour traiter les demandes d’accès à l'information.

VIII. Plaintes et enquêtes

Le Commissariat à l’information a reçu une plainte concernant les demandes relatives à la Loi sur l’accès à l’information présentées à l’Office en 2009-2010, mais la plainte a été retirée par le demandeur par la suite.

Améliorer le soutien et maintenir la conformité

L’augmentation considérable du nombre de demandes reçues a eu un effet négatif sur la capacité de l’organisation de répondre dans les délais prescrits par la loi. L’Office examine en ce moment ses processus internes afin de maximiser l'efficacité de ses ressources limitées. Un poste d’adjoint administratif a été pourvu afin de libérer les analystes de certaines tâches administratives, pour qu’ils puissent se concentrer davantage sur l’examen des documents. De plus, l’Office continue à doter des postes et à accroître le personnel dans l'ensemble, en particulier pour le travail relié directement au traitement des demandes d'AIPRP.

La difficulté à recruter des personnes compétentes et expérimentées se pose toujours aussi bien dans le maintien des effectifs courants que dans les projets visant à accroître le personnel ou à créer de nouveaux rôles au sein de l’Office. Il s’agit d’un problème intrinsèque aux organismes gouvernementaux situés à l’extérieur de la région de la capitale nationale.

La haute direction de l’Office national de l’énergie est tout à fait résolue à régler les questions d’accès à l’information. L’élaboration d’un nouveau guide de modalités, la formation obligatoire pour tout le personnel et la dotation en personnel accrue pour le bureau responsable de l'accès à l'information démontrent qu'il s’agit d'une priorité pour l'Office. En outre, la haute direction appuie activement la métamorphose qui s’opère au sein de l’Office national de l’énergie au chapitre de l’accès à l’information, afin de résoudre les principales questions de conformité dans un esprit réel de transformation et de collaboration.

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Date de modification :

2012-02-02